GoB – Überblick über die Geschäftslage
§ 145 Abs. 1 S. 1 AO
§ 238 Abs. 1 S. 2 HGB
Inhaltsübersicht
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1. Allgemeines
Die Buchführung muss nach § 238 Abs. 1 S. 2 HGB und nach § 145 Abs. 1 S. 1 AO so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Dieser Grundsatz der Übersichtlichkeit stellt lediglich allgemeine Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung, die durch weitere Kriterien konkretisiert werden, vgl. GoB.
2. Überschaubarkeit für sachverständigen Dritten
Die Überprüfbarkeit einer Buchführung setzt voraus, dass Bücher und Aufzeichnungen ein gewisses Maß an Ordnung und Systematik aufweisen, das es Sachverständigen ermöglicht, sich in angemessener Zeit einen Überblick zu verschaffen.
Sachverständige sind insbesondere Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Angehörige der steuerberatenden Berufe sowie für den Prüfungsdienst ausgebildete Angehörige der Finanzverwaltung. Der Sachverständige muss nach Ausbildung und Erfahrung in der Lage sein, ein Buchführungswerk grundsätzlich zu verstehen, daher sind Kenntnisse im Steuerrecht allein nicht ausreichend.
Beispiel:
Ein erfahrener Betriebsprüfer prüft einen Kleinstbetrieb mit einem jährlichen Umsatz von 100.000 EUR. Eine Vielzahl von Konten ist verdichtet, eine Einzelaufstellung hierzu ist nicht vorhanden und der Ausdruck einer Primanota wird mit dem Hinweis auf möglicherweise entstehende Kosten verweigert. Der Prüfer wäre allerdings in der Lage, anhand der kontierten Belege die einzelnen Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen.
Der Betriebsprüfer ist als sachverständiger Dritter nicht in der Lage, bestimmte Sachkonten in angemessener Zeit zu prüfen. Es kann nicht von ihm verlangt werden, lediglich über kontierte Belege einzelne Sachverhalte zu ermitteln. Ein Überblick in angemessener Zeit ist nicht möglich. Die Buchführung verstößt gegen den Grundsatz der Übersichtlichkeit.
3. Überschaubarkeit in angemessener Zeit
Die Zeit, die erforderlich ist, um sich in einer Buchführung zurecht zu finden, hängt einerseits von der Sachkunde des Sachverständigen ab, insbesondere aber von der Art und dem Umfang des Buchführungswerkes. Der Sachverständige muss in der Lage sein, sich überwiegend ohne Rückfragen anhand der Aufzeichnungen, der Abschlüsse und der Belege ohne Schwierigkeiten zügig einen Überblick zu verschaffen.
Ein Verstoß gegen den Grundsatz der Übersichtlichkeit liegt z.B. vor, wenn eine halbtägig beschäftigte Buchhalterin fünf Tage brauchte, um ein Sammelkonto aufzuschlüsseln, selbst wenn ein Betriebsprüfer dazu ebenfalls in der Lage gewesen wäre, vgl. Beschluss des BFH, 09.03.1994 – X B 68/93.