1. Allgemeines

Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung müssen – aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto – Lohnsteuerbescheinigungen spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an die Finanzverwaltung übermitteln (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG, elektronische Lohnsteuerbescheinigung). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Die vom Arbeitgeber übermittelten Lohnsteuerbescheinigungsdaten werden den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit des Arbeitnehmers zugeordnet. Diese Zuordnung und die Übernahme aufgrund einer Steuererklärung erfolgt bundesweit – unabhängig von der Steuernummer des Arbeitnehmers über die sog. Identifikationsnummer.

Alle Eintragungen werden elektronisch an das Finanzamt übertragen. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber Daten zu übermitteln, die in § 41b EStG beschrieben sind (R 41b LStR ). Zur Lohnsteuerbescheinigung von öffentlichen Kassen siehe R 41b Abs. 2 LStR .

Ggf. hat der Arbeitgeber eine besondere Lohnsteuerbescheinigung auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erstellen (§ 41b Abs. 3 Satz 2 EStG).

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinem Arbeitnehmer bei vorzeitiger Beendigung des Dienstverhältnisses den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 3 Satz 3 EStG) auszuhändigen.

Dabei ist Folgendes zu bescheinigen:

• Dauer des Dienstverhältnisses im Kalenderjahr (Ziff. 1)

• Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn – Anzahl der Großbuchstaben „U“ (Ziff. 2)

  1. Zeiträume mit Unterbrechung des Arbeitslohnanspruchs für mindestens 5 Tage

• zusätzlich die Eintragung der Großbuchstaben „S“ oder „F“ oder ggf. „M“ für Mahlzeitengewährung bei Auswärtstätigkeiten.

  1. S – wenn ein sonstiger Bezug bezahlt wurde, der Arbeitslohn aus einem vorhergehenden Arbeitsverhältnis aber nicht bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wurde

  2. F – bei steuerfreier Sammelbeförderung von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte.

• Höhe des Arbeitslohns (Ziff. 3)

  1. Summe des Bruttoarbeitslohns (inkl. Sachbezüge) jedoch ohne Abzug des Versorgungsfreibetrags, Altersentlastungsbetrags, Tariffreibetrages oder individuellen Freibetrags. Nicht zum bescheinigten Bruttoarbeitslohn gehören Abfindungen und Entschädigungen mit ermäßigtem Steuersatz (§ 34 EStG), steuerfreie Bezüge, pauschalbesteuerte Bezüge, Arbeitslohn für mehrere Jahre.

• die einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer (Ziff. 4-7), nach Verrechnung mit im Lohnsteuer-Jahresausgleich bereits erstatteten Beträgen. Nicht bescheinigt werden an dieser Stelle die Steuerabzugsbeträge, die auf Arbeitslohn für mehrere Jahre entfallen. Ziff 7 ist nur auszufüllen, wenn die Ehegatten unterschiedlichen Konfessionen angehören.

• Versorgungsbezüge i.S.d. § 19 Abs 2 EStG (Ziff. 8)
  Das sind Versorgungsbezüge, die zum Bruttoarbeitslohn lt. Ziff 3 gehören und für die ein Versorgungsfreibetrag abgezogen werden kann.

• Versorgungsbezüge für mehrere Jahre (Ziff. 9)
  Einzutragen sind hier Versorgungsbezüge für die neben dem Versorgungsfreibetrag auch die Tarifermäßigung (Fünftelregelung) des § 34 Abs 1 EStG in Betracht kommt, weil es um Bezüge für mehrere Jahre handelt, z.B. Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, Jubiläumszuwendungen wegen eines Geschäftsjubiläums an Werkspensionäre.

• Arbeitslohn für mehrere Jahre (Ziff. 10)
  Hierzu gehört Arbeitslohn der unter § 34 Abs. 1 EStG fällt und ermäßigt besteuert wird.. Z.B. Vorauszahlungen, Nachzahlungen für mehr als 12 Monate oder steuerpflichtige Jubiläumszuwendungen. Diese Arbeitslohnteile dürfen nicht im Bruttoarbeitslohn lt. Ziff 3 bescheinigt werden.

• steuerbegünstigte Entschädigungen (Ziff. 10)
  Einzutragen ist Arbeitslohn, der als Entschädigung (§ 24 EStG) gemäß § 34 Abs. 1 EStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegt, z.B. Abfindungen. Dieser Arbeitslohn darf nicht im Bruttoarbeitslohn lt. Ziff 3 bescheinigt werden.

• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer für Ziff. 9-10 (Ziff. 11-14)
  hier sind nur die Steuerabzugsbeträge zu bescheinigen, die auf den Arbeitslohn für mehrere Jahre, Versorgungsbezüge für mehrere Jahre und Entschädigungen entfallen. Sie dürfen nicht in den Ziffern 4-7 enthalten sein.

• Lohnersatzleistungen, die der Arbeitgeber auszahlt (Ziff. 15)

  1. Kurzarbeitergeld

  2. Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

  3. Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetzgesetz

  4. Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge nach dem Altersteilzeitgesetz

• freigestellter Arbeitslohn (Ziff. 16),
  für den nach Doppelbesteuerungsabkommen oder Auslandstätigkeitserlass keine Lohnsteuer einbehalten wurde.

• Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Ziff. 17). Dies ist der Fall, wenn Job-Tickets unter die Freigrenze von 44 EUR (§ 8 Abs. 2 Satz 11EStG) fallen oder bei Verkehrsunternehmen, wenn der geldwerte Vorteil nach Abzug des Rabattfreibetrages von 1.080 EUR (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG) steuerfrei bleibt.

• Fahrtkostenzuschüsse oder entsprechende Sachleistungen (Ziff. 18) für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, für die vom Arbeitgeber nach § 40 Abs 2 S. 2 EStG eine Pauschalierung der Lohnsteuer vorgenommen wurde. Siehe dazu Fahrtkosten, Firmenwagen.

  Hinweis:

  Für die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse und vergleichbare Sachleistungen besteht Eintragungspflicht (§ 41b Abs. 1 Nr. 7 EStG) und nicht lediglich eine Empfehlung zur Eintragung. Werden keine oder falsche Eintragungen vorgenommen, haftet der Arbeitgeber für die falsche Einkommensteuer bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers (§ 42d Abs. 1 Nr. 3 EStG).

• Ziff. 19: Hier müssen der nicht ermäßigt besteuerte Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die nicht ermäßigt besteuerten Entschädigungen (Abfindungen) eingetragen werden.

• Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten (Ziff. 20) .

• steuerfreie Zahlungen bei doppelter Haushaltsführung (Ziff. 21). Hierbei handelt es sich ebenfalls um Pflichteintragungen (§ 41b Abs. 1 Nr. 10 EStG).

• Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen (Ziff. 22).

• Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen (Ziff. 23).

• steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse a) zur freiwilligen Krankenversicherung, b) zur privaten Krankenversicherung und c) zur gesetzlichen Pflegeversicherung (Ziff. 24).

• Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Krankenversicherung (Ziff. 25).

• Ziffer 26: Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung

• Ziffer 27: Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung

• Ziffer 28: Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung (ggf. Mindestvorsorgepauschale)

• Ziffer 29 bis 32: Angaben zu Versorgungsbezügen

• das ausgezahlte Kindergeld (Zeile 33 )

• Freibetrag DBA Türkei (Zeile 34).

Die Bekanntgabe der Muster für 2016 erfolgte mit BMF-Schreiben vom 30.07.2015 – IV C 5 – S 2378/15/10001.

2. Korrektur

Eine Neuerung ab 2016 ist die Ausdehnung und Konkretisierung des Korrektur- und Stornierungsverfahrens. Grundsätzlich darf die Korrektur eines fehlerhaften Lohnsteuerabzugs nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr erfolgen. Eine Korrektur der übermittelten Lohnsteuerbescheinigung ist aber zulässig, wenn es sich um die bloße Berichtigung eines unrichtig übermittelten Datensatzes handelt (R 41c.1 LStR Abs. 7; Beispiel: der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn wurde in falscher Höhe übermittelt). Des Weiteren ist eine Minderung der einzubehaltenden und zu übernehmenden Lohnsteuer gem. § 164 Absatz 2 Satz 1 AO auch nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zulässig, wenn sich der Arbeitnehmer ohne vertraglichen Anspruch und gegen den Willen des Arbeitgebers Beträge verschafft hat, für die Lohnsteuer einbehalten wurde (§ 41c Absatz 3 Satz 4ff EStG).