Die einfache Buchführung besteht im Wesentlichen aus

1. einem Grundbuch, in dem die Geschäftsvorfälle lediglich in chronologischer Reihenfolge erfasst werden und

2. einem Hauptbuch, in dem lediglich Debitoren (Kundenkonten) und Kreditoren (Lieferantenkonten) als Personenkonten angelegt werden.

Eine nach sachlichen Aspekten ausgerichtete Erfassung der Geschäftsvorfälle wird bei diesem Buchführungssystem nicht vorgenommen. Sachkonten existieren nicht. Somit ist eine buchmäßige Erfassung der Bestände praktisch nicht möglich. Das Betriebsvermögen kann daher nur durch Inventur festgestellt werden. Es bildet jedoch letztlich die einzige Grundlage für die Gewinnermittlung. Konten, in denen die Erträge und Aufwendungen erfasst werden und aus denen eine Gewinn- und Verlustrechnung entwickelt werden könnte, werden nicht geführt. Der Gewinn kann also systembedingt im Gegensatz zur doppelten Buchführung nur durch einen Betriebsvermögensvergleich erfolgen.

Ein Kaufmann würde bei Anwendung dieses Systems gegen seine in § 242 Abs. 2 HGB kodifizierte Pflicht zur Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung verstoßen. Nach § 242 Abs. 3 HGB besteht der Jahresabschluss aus einer Bilanz (§ 242 Abs. 1 HGB) und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Das System der einfachen Buchführung ist für Kaufleute also weder handelsrechtlich noch steuerrechtlich zulässig.

Zu unterscheiden vom System der einfachen Buchführung ist die Gewinnermittlung durch Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 3 EStG. Hierbei handelt es sich nicht um eine Buchführung, sondern lediglich um Aufzeichnungen. Diese Unterscheidung ist wichtig für die Regelungen zur Buchführungspflicht.