Rechnung – elektronisch

1. Allgemeines

Ab dem 01.01.2002 ist es Unternehmern möglich, Rechnungen auf elektronischem Weg zu übermitteln und damit auf Rechnungen in Papierform zu verzichten. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die bisherigen strengen Anforderungen an elektronische Rechnungen mit Wirkung vom 01.07.2011 wesentlich vereinfacht. Es werden damit die Vorgaben der u.g. EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt.

Nach der Richtlinie 2010/45/EU sind ab dem 01.01.2013 zwingend Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können daher auch elektronische Rechnungen, die z. B. per E-Mail, als PDF-oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.

2. Begriff

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen alle Rechnungen, die

1. per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang,

2. per Computer-Telefax oder Fax-Server,

3. per Web-Download,

4. im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI)

übermittelt werden.

Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt als Papierrechnung.

3. Voraussetzungen

Nach den bisherigen Regelungen wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke nur anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch

• eine qualifizierte elektronische Signatur,

• eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder

• elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches

gewährleistet wurden.

Durch die Neuregelung legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Steuerungsverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen kann. Die bisher schon zugelassenen Verfahren behalten ihre Gültigkeit.

Die Form der elektronischen Abrechnung setzt voraus, dass der Rechnungsempfänger diesem Abrechnungsverfahren zustimmt. Die Zustimmung ist an keine bestimmte Form gebunden. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen aber entsprechend technisch ausgestattet sein. Es empfiehlt sich, mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger die Art der Abrechnung abzustimmen.

Die elektronische Abrechnung muss ebenso wie die Rechnung in Papierform bestimmte Inhalte aufweisen, damit beim Rechnungsempfänger bei Vorliegen aller übrigen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug möglich ist.

4. Aufbewahrungspflichten

Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren.

Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.

Eine Aufbewahrung in Papierform ist bei Verwendung eines elektronischen Verfahrens nicht zulässig.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

5. Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchfühung (GoBS)

Auch bei elektronischen Rechnungen sind § 147 AO, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Danach hat die Speicherung der Inhalts-und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein.

6. Gutschriften

Auch Gutschriften können nach den o.a. Vorgaben auf elektronischem Weg erteilt werden.