Rechnung – Inhalt

1. Allgemeines

Eine Rechnung wird nur umsatzsteuerlich wirksam, wenn sie die geforderten Angaben enthält. Außerdem müssen diese Angaben der Wahrheit entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, verliert der Rechnungsempfänger seinen Vorsteuerabzug, der Rechnungsaussteller muss darüber hinaus die Umsatzsteuer aus der falschen Rechnung zusätzlich zu der für die tatsächlich erbrachte Leistung geschuldeten Umsatzsteuer entrichten.

Die EU hat Einvernehmen über die Richtlinie zur Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungstellung erzielt. Diese Rechnungsrichtlinie wird mit dem Steueränderungsgesetz 2003 mit Wirkung ab dem 01.01.2004 in nationales Recht umgesetzt. Die neuen Regelungen sind jedoch durch Schreiben des BMF, 19.12.2003 – IV B 7 – S 7300 – 75/03 zum Teil erst ab dem 01.07.2004 anzuwenden (vgl. Rechnung – Inhalt – Übergangsregelung).

2. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

An Hand dieser Angabe ist feststellbar, wer den Umsatz getätigt hat und damit die Umsatzsteuer dafür an das Finanzamt abführen muss. Außerdem lässt sich dadurch überprüfen, ob der Leistende zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist. Enthält die Rechnung einen vom Namen des Firmeninhabers abweichenden Firmenaufdruck, ist sie gleichwohl verwendbar, wenn sich der leistende Unternehmer eindeutig und leicht nachprüfbar in Verbindung mit anderen Unterlagen feststellen lässt. Das gilt aber nicht, wenn durch Verwendung eines Scheinnamens der richtige Leistende nicht erkennbar gemacht werden soll.

3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Durch die Angabe des Leistungsempfängers kann festgestellt werden, ob er mit demjenigen übereinstimmt, der den Vorsteuerabzug geltend macht. Der Aussteller der Rechnung kann sich dabei grundsätzlich auf die erhaltenen Angaben des Kunden verlassen, er muss keine eigenen Ermittlungen an Stellen oder sich über die Identität des Kunden durch Vorlage des Personalausweises versichern. Der Abnehmer ist grundsätzlich mit demjenigen identisch, der zivilrechtlich zur Zahlung des Entgelts verpflichtet ist. Wird die Leistung unmittelbar gegenüber einem Dritten erbracht, bleibt gleichwohl derjenige Leistungsempfänger, der schuldrechtlich Rechte und Pflichten in einem Vertrag eingegangen ist. Der Dritte handelt insoweit nur im Auftrag des Vertragspartners.

Beispiel:

Bei Eheleuten sollte zur Vermeidung von späteren Schwierigkeiten auf eine saubere Trennung geachtet werden. Sind die Eheleute u.a. in einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts tätig, kann es im Einzelfall zu Abgrenzungsproblemen führen, wenn die Rechnung den Zusatz „GbR“ nicht enthält (BFH, 02.04.1997 – V B 26/96, BStBl II 1997, 443).

4. Menge und handelsübliche Bezeichnung

Sinn dieser Angabe ist es, festzustellen, ob die Leistungen für das Unternehmen des Leistungsempfängers bezogen worden sind. Außerdem sind sie für die Beurteilung der Frage der Steuerpflicht und des anzuwendenden Steuersatzes von Bedeutung. Handelsüblich ist grundsätzlich jede im Geschäftsverkehr übliche Bezeichnung, dabei kann es sich auch um einen Markennamen oder eine Sammelbezeichnung handeln, wenn die Bestimmung des Steuersatzes dadurch eindeutig ermöglicht wird. Pauschale Angaben, z.B. „Geschenkartikel“, reichen dagegen nicht aus, da sie eine Gruppe verschiedenster Waren umfassen.

Zulässig ist es dagegen, in besonderen Ausnahmefällen an Stelle der erbrachten Leistung den beim Leistungsempfänger erzielten Erfolg zu bezeichnen. Dies gilt insbesondere im Bereich der Baubranche, wenn für eine Überlassung von Arbeitnehmern, die nicht zulässig wäre, nicht die Abrechnung der Stunden erfolgt, sondern die von den Arbeitnehmern ausgeführten Arbeiten beschrieben werden (BFH, 21.01.1993 – V R 30/88, BStBl II 1993, 384).
Wird in einer Rechnung eine vollständig falsche Bezeichnung der erbrachten Leistung ausgewiesen, ist dies ein Mangel, der im Regelfall nicht zu beheben ist. Beispiele dafür sind die Lieferung eines Fernsehers für private Zwecke, die Rechnung enthält eine Büromaschine, oder die Durchführung von Reparaturarbeiten am privaten Einfamilienhaus, die Rechnung enthält Reparaturarbeiten am Betriebsgebäude.

5. Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung

Die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung ist im Regelfall erforderlich. Dies gilt auch dann, wenn der Tag der Leistung mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (BFH 17.12.2008 – XI R 62/07)

Bei einer Rechnung über eine bereits ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ist eine Angabe des Leistungszeitpunkts in jedem Fall erforderlich. Der Zeitpunkt der Leistung kann sich aus anderen Dokumenten (z.B. Lieferschein) ergeben, die jedoch in dem Dokument, in dem Entgelt und Steuerbetrag enthalten sind, zu bezeichnen sind. Ein Lieferschein ohne Angabe des Leistungszeitpunktes ist nicht ausreichend.

Es reicht aus, wenn der Monat, in dem die Leistung erbracht wurde, bezeichnet wird, um eine Überprüfung der zeitgerechten Versteuerung des Umsatzes und der zeitlichen Zuordnung des Vorsteuerabzugs zu ermöglichen.

6. Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum einer Rechnung muss ab dem 01.01.2004 als zusätzliche Pflichtangabe in einer Rechnung angegeben werden.

7. Rechnungsnummer

Zur eindeutigen Identifizierung müssen Rechnungen ab dem 01.01.2004 eine vom Rechnungsaussteller vergebene Rechnungsnummer enthalten. Diese Rechnungsnummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen und muss fortlaufend sein.

8. Entgelt

Das Entgelt als auszuweisender Nettobetrag ohne Umsatzsteuer ist für den leistenden Unternehmer Bemessungsgrundlage für seine an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer. Gleichzeitig ergibt sich daraus die Basis für die Berechnung der in der Rechnung außerdem gesondert auszuweisenden Umsatzsteuer.
Rechnung – Steuerausweis

Für Rechnungen, die ab dem 01.01.2004 ausgestellt werden, muss das Gesamtentgelt nach Steuersätzen und nach den jeweiligen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden.

Beispiel:

9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag

In der Rechnung muss der auf das jeweilige Entgelt anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag gesondert ausgewiesen werden (vgl. Beispiel unter Entgelt).

Der gesonderte Steuerausweis ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers (Rechnung – Steuerausweis). Eine Ausnahme gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR (Rechnung – Kleinbetrag).

Sollte die Lieferung oder die sonstige Leistung, die in der Rechnung abgerechnet wird, steuerfrei sein, so ist – wie bei Rechnungen über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen – auf die Steuerbefreiung hinzuweisen.

10. Steuernummer oder USt-IdNr

Durch das Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz wurden ab 2002 die Pflichtangaben für Rechnungen um die vom Finanzamt erteilte Steuernummer erweitert. Dies soll eine schnellere Überprüfung von geltend gemachten Vorsteuern im Hinblick auf die Existenz des Rechnungsausstellers ermöglichen und ggf. Scheinrechnungen besser erkennen lassen. Die Neuregelung gilt für nach dem 30.06.2002 ausgestellte Rechnungen. Ab dem 01.01.2004 besteht eine Wahlmöglichkeit dahingehend, dass alternativ zur Steuernummer die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Rechnung angegeben werden kann.

Praxistipp:

Die Angabe der Steuernummer bzw. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger. Die bisherige Regelung im Erlass des BMF, dass die Angabe der Steuernummer in der Rechnung keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, wird mit der Neuregelung ab 01.01.2004 hinfällig.

11. Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

Da Vereinbarungen über Entgeltminderungen auch Bestandteil der Rechnung sind, gelten die sich aus § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG ergebenden Formerfordernisse auch für diese.

Wenn die Entgeltminderungsvereinbarung in der Rechnung, in der Entgelt und Steuerbetrag angegeben sind, nicht enthalten ist, muss diese als gesondertes Dokument schriftlich beim leistenden Unternehmer und beim Leistungsempfänger oder dem jeweils beauftragten Dritten vorliegen.

Es ist in diesem Fall erforderlich, dass in der Rechnung die Dokumente bezeichnet werden, aus denen sich die übrigen Angaben ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.

Bei Rabatt- oder Bonusvereinbarungen reicht es aus, wenn auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hingewiesen wird. Für eine leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung erforderlich. Um den Erfordernissen des § 31 Abs. 1 UStDV zu genügen, reichen Hinweise wie

1. „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“,

2. „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.“ ,

3. „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“

Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Eine leichte und eindeutige Nachprüfbarkeit ist gegeben, wenn die Dokumente über die Entgeltminderungsvereinbarung in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.

Die Verpflichtung zur Angabe der im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts bezieht sich nur auf solche Vereinbarungen, die der Leistungsempfänger gegenüber dem leistenden Unternehmer unmittelbar geltend machen kann.

Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe wie z.B. „3 % Skonto bei Zahlung bis ……“ den o.a. Anforderungen. Das Skonto muss nicht betragsmäßig ausgewiesen werden.

12. Zusätzliche Inhalte in besonderen Fällen

13. Zusammenfassung

Grundsätzlich müssen die obigen Angaben in der Rechnung selbst enthalten sein. Hilfsweise können aber auch andere Unterlagen herangezogen werden, wenn diese in der Rechnung bezeichnet sind. Wird in einer Rechnung über mehrere Lieferungen abgerechnet, kann sich die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände aus den Lieferscheinen ergeben, wenn diese in der Rechnung eindeutig z.B. mit Nummer aufgeführt sind.

Siehe auch BMF, 29.01.2004 – IV B 7 – S 7280 – 19/04.