Reisekosten

1.1 Allgemeines (R 9.4 LStR)

Der steuerliche Begriff der Reisekosten umfasst Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten, die anlässlich einer Auswärtstätigkeit anfallen.

Reisekostenvergütungen (= Ersatzleistungen) an Arbeitnehmer sind steuerfrei, soweit bestimmte Höchstbeträge nicht überschritten werden. Ersetzt der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht, kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Steuererklärung entsprechend Werbungskosten absetzen. Werden sie aus öffentlichen Kassen nach reisekostenrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder gezahlt, sind sie nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei, auch wenn die nachfolgend näher beschriebenen Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Davon ausgenommen sind Ersatzleistungen für Verpflegungsmehraufwand. Insoweit bleiben auch die Zahlungen aus öffentlichen Kassen nur steuerfrei, soweit sie die steuerlich zulässigen Pauschbeträge nicht übersteigen. Werden Reisekostenvergütungen von privaten Arbeitgebern gezahlt, sind sie nach § 3 Nr. 16 EStG im Rahmen bestimmter Höchstbeträge unter den nachfolgenden Bedingungen steuerfrei. Die aktuellen Grundsätze sind dem BMF-Schreiben vom 24.10.2014 – IV C 5 – S 2353/14/10002 – 2014/0849647 zu entnehmen.

1.2 Begriffsbestimmungen

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend tätig wird.

Für das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit ist keine Mindestentfernung erforderlich.

1.3 Erste Tätigkeitsstätte

Der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wurde ab 2014 durch den neuen Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Hierbei orientiert sich das Gesetz an den von der Rechtsprechung aufgestellten Kriterien, wonach Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte innehaben können. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen. Ggf. erfolgt die Bestimmung durch zeitliche Kriterien (§ 9 Abs. 4 EStG). Vgl. Stichwort „Erste Tätigkeitsstätte“.

1.4 Einsatzwechseltätigkeit

Eine Einsatzwechseltätigkeit ist bei Arbeitnehmern gegeben, die ihre individuelle berufliche Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstellen ausüben (z.B. Arbeitnehmer im Bau- oder Montagegewerbe, Kundendienstmonteure).

Ab 2008 geht der Begriff Einsatzwechseltätigkeit in der Definition Auswärtstätigkeit auf (R 9.4 Abs. 2 LStR).

2.1 Fahrtkosten (R 9.5 LStR)

Fahrkosten können bei einer Auswärtstätigkeit in der vom Arbeitnehmer nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt oder als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Zahlung von Pauschvergütungen ohne Rücksicht auf den Umfang der tatsächlich ausgeführten Fahrten für einen bestimmten Zeitraum ist jedoch nicht steuerfrei.

Benutzt ein Arbeitnehmer einen eigenen PKW, können ihm die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder pauschal 0,30 EUR für jeden gefahrenen Kilometer steuerfrei ersetzt werden. Zu den tatsächlichen Kosten gehören neben den laufenden Kosten die Abschreibung sowie Finanzierungskosten zur Anschaffung des Fahrzeugs. Der Pauschalsatz enthält keine anfallenden Parkgebühren oder Unfallkosten, welche ggf. zusätzlich steuerfrei erstattet werden können. Bei einem Motorrad/Moped sind 0,20 EUR erstattungsfähig.

Nach Reisekostengrundsätzen können folgende Fahrtkosten steuerfrei erstattet werden:

• Hin- und Rückfahrt zwischen Wohnung und auswärtiger Tätigkeitsstätte,

• Fahrten zwischen auswärtiger Unterkunft und auswärtiger Tätigkeitsstätte,

• Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten innerhalb desselben Dienstverhältnisses,

• Fahrten innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgeländes.

Bei einer Fahrtätigkeit ohne eine erste Tätigkeitstätte können die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, Standort, Fahrzeugdepot nicht steuerfrei ersetzt werden, wenn der Arbeitgeber vorgegeben hat, dass die genannten Stellen täglich aufgesucht werden sollen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Es jedoch eine Pauschalversteuerung mit 15 % möglich (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG).

2.2 Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR)

Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR) können nur in Form von Pauschalen geltend gemacht werden. Ferner ist eine Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Arbeitnehmern mit einer Auswärtstätigkeit längstens für 3 Monate möglich (§ 9 Abs. 4a EStG).

Ab 2014 sind folgende Pauschbeträge anzusetzen (§ 9 Abs. 4a EStG):
24 EUR bei Abwesenheit von 24 Stunden
12 EUR bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. an An –und Abreisetagen, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Bei Auswärtstätigkeiten von einer Dauer bis zu 8 Stunden können keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.

Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Pauschalen zu einer unzutreffenden Besteuerung führen.

Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, für ein Frühstück um 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils um 40% der für einen vollen Kalendertag maßgebenden Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 9 EStG). Eine Kürzung kann nur bis auf 0 EUR vorgenommen werden. Vgl. Stichwort Verpflegungsmehraufwand.

Beispiel:

2.3 Übernachtungskosten (R 9.7 LStR)

Übernachtungskosten (R 9.7 LStR) sind ebenfalls Reisekosten. Es können die nachgewiesenen Übernachtungskosten ersetzt werden. Bei Auswärtstätigkeiten können pauschal 20 EUR je Inlands-Übernachtung erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht aus dienstlichen Gründen unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat.

Für Auslandsreisen gelten die vom BMF bekanntgegebene Pauschbeträge. Die 2015 geltenden Pauschbeträge sind dem BMF-Schreiben vom 19.12.2014 – IV C 5 – S 2353/08/10006:005, BStBl. I 2015, 34 zu entnehmen. Ab 2016 maßgebend ist das BMF-Schreiben vom 09.12.2015 – IV C 5 – S 2353/08/10006:006.

Bei einer Fahrtätigkeit ist die Zahlung des Pauschbetrages für eine Übernachtung im Fahrzeug nicht zulässig. Pauschal können hier ggf. bis zu 5 EUR je Übernachtung für in Raststätten anfallende Kosten berücksichtigt werden. Vgl. hierzu BMF-Schreiben vom 04.12.2012 – IV C 5 – S 2353/12/10009.

Als Werbungskosten kann der Arbeitnehmer nur die tatsächlich entstandenen, nachgewiesenen Übernachtungskosten geltend machen, sofern diese ihm nicht vom Arbeitgeber erstattet werden; eine Pauschale ist bei den Werbungskosten nicht gegeben.

Die tatsächlichen Übernachtungskosten im Inland können ab 2014 aber nur noch für 4 Jahre unbeschränkt berücksichtigt werden. Danach erfolgt bei derselben Auswärtstätigkeit eine Deckelung auf monatlich 1.000 EUR (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

2.4 Reisenebenkosten

Reisenebenkosten (z.B. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefon) können in der nachgewiesenen Höhe erstattet werden. Zusätzlich zu den nach den bisher geltenden Regelungen erstattungsfähigen Aufwendungen können die Beiträge für eine Unfallversicherung, die ausschließlich Berufsunfälle auf einer Dienstreise abdeckt, abgezogen werden.

Die Erstattung von Kosten für eine Reisegepäckversicherung durch den Arbeitgeber ist nur dann steuerfrei möglich (§ 3 Nr. 16 EStG), wenn ausschließlich das Risiko für Dienstreisen versichert ist (BFH, 19.02.1993 – VI R 42/92, BFH/NV 1993, 153).

Praxistipp:

Als steuerfreie Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber unter bestimmten Umständen auch Schadensersatz für den Verlust oder die Beschädigung von privaten Gegenständen auf einer Dienstreise leisten. Allerdings setzt die Steuerbefreiung voraus, dass die abhanden gekommenen oder beschädigten Gegenstände im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers mitgeführt wurden. Das kann jedoch nur angenommen werden, wenn es sich um solche privaten Gegenstände des Arbeitnehmers handelt, die ansonsten der Arbeitgeber hätte zur Verfügung stellen müssen. In Betracht kommen z.B. das private Kfz des Arbeitnehmers, Personalcomputer u.ä., nicht dagegen bürgerliche Kleidung, private Wertsachen, Bargeld usw.

Zum Nachweis reicht die bloße Behauptung des Arbeitnehmers, der Schaden habe sich anlässlich einer Dienstreise ereignet, nicht aus. Bei Diebstählen ist regelmäßig eine polizeiliche Anzeige erforderlich, die zum Lohnkonto genommen werden sollte. Bei Schäden müssen Unterlagen darüber vorgelegt werden, dass ein Schadensersatzanspruch beim Schädiger nicht durchzusetzen war.

Der steuerfreie Ersatz ist beschränkt auf die Kosten zur Behebung des Schadens bzw. des fiktiven Buchwerts des gestohlenen oder zerstörten Gegenstandes. Wird der Neuwert oder ein zusätzlicher Betrag z.B. für einen merkantilen Minderwert gezahlt, liegt insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (vgl. BFH, 30.11.1993 – VI R 21/92, BStBl II 1994, 257).