§ 15 UStG

Der Unternehmer muss die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachweisen. Als Nachweis dient grundsätzlich die ordnungsgemäße Rechnung oder ein entsprechender zollamtlicher Beleg. Diese Unterlagen muss der Unternehmer in Besitz haben. Außerdem hat er entsprechende Aufzeichnungen über die Ermittlung der geltend gemachten Vorsteuern zu führen, an Hand derer sich die Zusammensetzung des insgesamt geltend gemachten Vorsteuerbetrages einer Periode erkennen lässt. Diese Angaben sind im Regelfall der Buchführung zu entnehmen. Ist diese bei Abgabe einer USt-Voranmeldung noch nicht erstellt, hat der Unternehmer die Ermittlung der Vorsteuern anderweitig vorzunehmen. Notfalls reicht ein Rechenstreifen, der den zusammen abgelegten Rechnungen vorgeheftet ist und die Vorsteuern in der entsprechenden Reihenfolge auflistet.

Schwierigkeiten ergeben sich für den Unternehmer, wenn die erforderlichen Belege im Zeitpunkt einer späteren Prüfung nicht vorgelegt werden können. Der Grund für die Nichtvorlage spielt dabei keine Rolle, auch Fälle höherer Gewalt wie Brand oder Hochwasser entbinden den Unternehmer nicht von seiner Verpflichtung. Der Unternehmer muss dann nachweisen, dass er die entsprechenden Belege in Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs besessen hat. Dieser Nachweis kann unter Hinzuziehung aller verfahrensrechtlich zulässigen Mittel geführt werden. Dazu gehören insbesondere Abschriften der Rechnung, die Erfassung in der Buchführung, die ordnungsgemäße Bezahlung.

Kann der Unternehmer die Rechnungen zwar vorlegen, sind diese aber fehlerhaft, weil sie nicht alle erforderlichen Angaben enthalten oder die Angaben unrichtig sind, kann eine Korrektur der Rechnung erforderlich werden. Diese hat regelmäßig der Aussteller der Rechnung vorzunehmen. Der Empfänger kann nur bei fehlenden Angaben über die Menge der gelieferten Gegenstände oder den Zeitpunkt der Lieferung diese durch andere Geschäftsunterlagen wie die Lieferscheine Ergänzungen vornehmen.

Ist eine Berichtigung der Rechnung oder die Wiederbeschaffung einer fehlenden Rechnung nicht mehr möglich, weil der Rechnungsaussteller nicht mehr existent oder nicht auffindbar ist oder der Unternehmer nach einem Brand gar nicht mehr weiß, welche Rechnungen ihm fehlen, ist grundsätzlich eine Anerkennung des Vorsteuerabzugs aus Billigkeitsgründen möglich. Bevor eine solche Billigkeitsmaßnahme seitens der Finanzverwaltung vorgenommen wird, hat der Unternehmer von sich aus alles zu tun, um die Unterlagen wieder zu vervollständigen. Erst wenn dies objektiv nicht möglich oder mit unzumutbaren Schwierigkeiten verbunden ist, ist eine Schätzung der tatsächlich angefallenen Vorsteuer möglich. Dabei wird die Finanzverwaltung im Regelfall einen ausreichenden Sicherheitsabschlag machen, um einen ungerechtfertigten Steuervorteil auszuschließen.

Vorsteuerbeträge werden durch die Finanzverwaltung nicht geschätzt, wenn einem Unternehmer auf Grund anderer Feststellungen zusätzliche Umsätze zugerechnet werden, z.B. weil er Schwarzgeschäfte getätigt hat. Selbst wenn diese Geschäfte eindeutig nicht ohne den Vorbezug von Waren ausgeführt werden konnten, und somit ein höherer Wareneinsatz anzunehmen ist, erfolgt keine Vorsteuerschätzung, da im Regelfall nicht feststellbar ist, aus welchen Quellen der Wareneinkauf erfolgte und ob der Unternehmer überhaupt jemals im Besitz entsprechender Belege für den Vorsteuerabzug war.