Digitale Betriebsprüfung – Datenträgerüberlassung

1. Überblick

Unmittelbarer und mittelbarer Datenzugriff berechtigen die Finanzverwaltung nur zur Nutzung der Hard- und Software des Steuerpflichtigen. Dagegen darf der Betriebsprüfer keine eigene Software installieren und/oder einsetzen, um die Buchführung des Steuerpflichtigen zu überprüfen. Will er mit eigenen Diagnosetools Auswertungen vornehmen, muss er vom Steuerpflichtigen die Aushändigung eines Datenträgers verlangen.

In keinem Fall ist der Prüfer berechtigt, Daten zwecks Sicherung oder späterer Weiterverarbeitung von den betrieblichen DV-Systemen herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Entscheidet sich der Prüfer für eine Datenanalyse mithilfe dienstlich bereitgestellter Prüfsoftware, müssen die dazu erforderlichen steuerlich relevanten Daten vom Unternehmen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger bereitgestellt werden. Mitunter ergeben sich aufgrund der Datenanalyse später Anhaltspunkte, die eine vertiefte Überprüfung angezeigt sein lassen, oder die auf dem Datenträger zur Verfügung gestellten Daten sind zur steuerlichen Beurteilung nicht ausreichend. In diesem Fall kann der Prüfer auch von der Datenträgerüberlassung auf die anderen Zugriffsmöglichkeiten ausweichen oder weitere Datenträger mit bislang nicht bereitgestellten steuerrelevanten Daten verlangen.

Beim Zugriff in Form der Datenträgerüberlassung bedient sich die Finanzverwaltung bundeseinheitlich der frei auf dem Markt verfügbaren und bei Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verbreiteten Prüfsoftware „IDEA“. Dieses Programm ist auf den Notebooks der Außenprüfer und auf Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung installiert. Die Software darf keinesfalls durch die Finanzbehörde auf den DV-Systemen des Unternehmens installiert werden, denn die Möglichkeit, einen maschinell verwertbaren Datenträger zu verlangen, räumt der Finanzverwaltung nicht das Recht ein, die Daten selbst, zum Beispiel auf ein Notebook des Betriebsprüfers, zu überspielen. Der Steuerpflichtige muss die vom Prüfer verlangten Daten lediglich auf einen Datenträger kopieren und aushändigen.

Hinweis:

Die Verpflichtung zur Überlassung des Datenträgers umfasst auch die Pflicht, die verwendete Datensatzstruktur so zu erläutern, dass der Prüfer die Daten auch auswerten kann. Nicht erkennbare Dateiformate muss der Steuerpflichtige in lesbare Formate konvertieren.

2. Wahlfreier Zugriff auf alle verwendeten Daten

Der Finanzbehörde müssen mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Dabei versteht die Finanzverwaltung unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ den „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit“.

Die Finanzverwaltung akzeptiert keine Report- oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze und damit nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen z.B. während des Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung“ unter Verlust steuerlich nicht relevanter, originär aber vorhanden gewesener Daten stattgefunden hat.

Anmerkung:

Eine Standardisierung der Dateiformate ist im Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung enthalten. Adressaten dieses Beschreibungsstandards sind Anwender von Software, die zur Bereitstellung eines Datenträgers nach GDPdU aufgefordert werden, sowie Entwickler von Software, die steuerrelevante Daten für die Datenträgerüberlassung nach GDPdU bereitstellen.

Entwickelt wurde dieser Beschreibungsstandard von der Audicon GmbH im Auftrag der Finanzverwaltung. Allerdings ist dieser Beschreibungsstandard nicht gesetzlich verpflichtend, sondern stellt lediglich eine Empfehlung der Finanzverwaltung dar. Viele Softwarehäuser unterstützen bereits den Beschreibungsstandard beim Export der steuerrelevanten Daten.

Der Beschreibungsstandard selbst lässt größtmögliche Freiheiten in der Wahl des Datenformats für die Überlassung der steuerrelevanten Daten. Standardisiert wird lediglich die Beschreibung dieser Daten in einer separaten Datei, der Index.xml. In dieser wird softwaretechnisch auswertbar beschrieben, wie die überlassenen Daten abgelegt wurden, welche Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Tabellen bestehen und welche betriebswirtschaftlichen Bezeichnungen einzelnen Tabellen und Feldern zugeordnet werden.

3. Die Prüfsoftware IDEA

Für die Finanzverwaltung ist die Überlassung eines maschinell verwertbaren Datenträgers deshalb von großem Interesse, weil sie mittels Analyseprogrammen, die Daten auslesen und verwerten kann. Hierzu hat sie alle Betriebsprüfer mit IDEA und der Importsoftware SmartX von Audicon ausgestattet. Zusätzlich wurde das Programm „AIS Tax Audit“ entwickelt, das eine Vielzahl automatisierter Prüfungsmakros für nahezu alle Bereiche der verschiedenen Betriebsprüfungen abdeckt. Hierdurch wird die digitale Prüfung durch eine leicht verständliche Oberfläche nochmals erleichtert.

Die genannten Programme erlauben ein einfaches Auswerten der Buchhaltungsdaten. Mit den vorhandenen Importmöglichkeiten kann die Finanzverwaltung Daten aus fast allen Systemen übernehmen und entsprechende Analysen (Plausibilitätsprüfungen, Lückenanalyse, Doublettentests, ABC-Analysen, Stichproben etc.) durchführen. Dabei sind die Analysen in Windows-Dialogform aufgebaut und ermöglichen dem Prüfer auch ohne besondere Programmierkenntnisse eine einfache Prüfung und Verwertung der Datensätze des Steuerpflichtigen.

Folgende Dateiformate lassen sich derzeit problemlos einlesen und erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit i.S.d. GDPdU, sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen ebenfalls in maschinell verwertbarer Form vorliegen und das Einlesen der Daten ohne Installation zusätzlicher Software über IDEA und SmartX hinaus möglich ist:

• ASCII feste Länge

• ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)

• ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)

• EBCDIC Dateien mit variabler Länge

• Excel (auch ältere Versionen)

• Access (auch ältere Versionen)

• dBASE

• Lotus 123

• ASCII-Druckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc.)

• Dateien von SAP/AIS

• Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen

• Import durch ODBC-Schnittstelle