Interne Revision – Organisation

1. Einordnung der Internen Revision in die Gesamtorganisation

Da von der Internen Revision (Interne Revision) in erster Linie Überwachungshilfen eingefordert werden, folgen daraus entsprechende Ansprüche an die organisatorische Einordnung der Internen Revision in das Unternehmensgefüge. Kennzeichnend für die organisatorische Strukturierung der verschiedenen Überwachungsaufgaben der Internen Revision ist dabei ihre Verteilung auf eine Mehrzahl von Stellen oder Abteilungen:

• Erforderliche Kontrollen erfolgen im Allgemeinen dezentral in den Linienabteilungen selbst.

• Zentralisierte Teile des Kontrollprozesses können von der Controllingabteilung betraut werden, die darüber hinaus auch Revision betreiben kann.

• Systemprüfungen können von der Organisationsabteilung durchgeführt werden.

• Vor allem in großen Unternehmen ist die Interne Revision üblicherweise eine der Unternehmensleitung direkt unterstellte zentrale Abteilung.

Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Organisationsstruktur ist auch von der Unternehmensgröße abhängig. Klein- und Mittelbetriebe sind im Allgemeinen nicht in der Lage, eine zentrale Revisionsabteilung zu unterhalten. Häufig ist es sogar möglich, dass die Firmeninhaber die Überwachungsfunktionen noch selbst ausüben können. Für spezielle Aufgaben können im Bedarfsfall Spezialisten (beispielsweise Wirtschaftsprüfer) herangezogen werden. Häufig ist auch der Fall anzutreffen, dass Mittelbetriebe einerseits für die Errichtung einer Revisionsabteilung noch zu klein sind, andererseits für die direkte Überwachung durch die Geschäftsleitung aber zu groß sind. Hier müssen die Revisionsaufgaben entweder durch den Unternehmer selbst und durch Mitarbeiter aus Stabs- und Linienabteilungen durchgeführt werden, oder die Aufgaben werden durch außenstehende Prüfer, Verbände oder Gemeinschaftseinrichtungen abgedeckt.

Das organisatorische Hauptanforderung an die Interne Revision betrifft ihre Unabhängigkeit von den zu prüfenden Personen und Objekten. Dem steht jedoch gegenüber, dass die Interne Revision organisatorisch in der Nähe des Bereichs platziert werden sollte, zu dem die stärksten fachlich-funktionalen Verbindungen bestehen. Dies ist im Allgemeinen der Controllingbereich. Den höchsten Grad der Unabhängigkeit erreicht die Revisionsstelle oder Revisionsabteilung hingegen nur, wenn sie unmittelbar der Geschäftsleitung unterstellt ist. Der Trend der letzten Jahre geht daher eindeutig in diese Richtung.

Werden alle Revisionsaufgaben in einer einzigen Revisionsstelle konzentriert, ist diese im Allgemeinen allein für die Wahrnehmung aller Prüfungsaufgaben innerhalb der Unternehmung wie auch bei in- und ausländischen Tochtergesellschaften zuständig. Die Vorteile einer zentralen Organisationsform liegen vor allem darin, dass die grundsätzlichen Voraussetzungen erfolgreicher Revisionstätigkeit erfüllt sind: Unabhängigkeit, Objektivität, Autorität, eindeutige Zuständigkeit usw., und durch erhöhte Kapazitätsauslastung und Vermeidung von Doppelarbeiten den wirtschaftlichen Anforderungen entsprochen werden kann. Nachteilig können sich höhere Qualifikationsanforderungen an die Mitarbeiter, eine größere räumliche Entfernung zu den Prüfbereichen und damit längere Prüfzyklen und geringere Prüfungsintensität auswirken.

Unterstellt man die Interne Revision direkt dem Aufsichtsrat, könnte sie zwar auch die Geschäftsleitung und Vorstandsinstanz prüfen. Derartige organisatorische Strukturen scheitern jedoch häufig schon deswegen, weil dem Aufsichtsrat im Regelfall die Kapazität und Kompetenz für den laufenden Prüfungseinsatz der Internen Revision fehlt. Die Unterstellung unter die Geschäftsleitung sichert demgegenüber im Regelfall eine prüfobjektnahe, unabhängige und wirksame Prüfung und Berichterstattung.

Im Rahmen einer verstärkten Exponierung der Internen Revision wird in einigen Unternehmen dazu übergegangen, die Interne Revision als eigenständige Gesellschaft aus der Unternehmung auszugliedern. Der Vorteil einer größeren Distanz und damit Neutralität zu den Prüfungsbereichen kann jedoch weit gehend kompensiert werden durch erhöhte Revisionskosten, deren Weiterverrechnung auch zu Prüfhemmnissen führen kann. Eine erhöhte Distanz kann sich darüber hinaus auch nachteilig auf die Erfüllung der Revisionsaufgaben auswirken, wenn sich längere Prüfungszyklen ergeben und eine geringere Vertrautheit mit den Prüfobjekten vorliegt. Daher besitzt die rechtliche Ausgliederung der Internen Revision bisher nur eine geringe praktische Bedeutung.

Nicht selten findet man eine Konstellation, bei der die Abteilungen Organisation und Interne Revision zusammengefasst werden. Für eine organisatorische Zusammenfassung spricht beispielsweise, dass aus der Kooperation verbesserte Kenntnisse organisatorischer Tatbestände resultieren können. Die Organisationsabteilung kann bei der Durchsetzung organisatorischer Empfehlungen der Internen Revision mitwirken und Prüfungsgrundlagen in Form von Soll-Vorschriften und installierten Kontrollsystemen liefern. Im Gegenzug liefert die Interne Revision wichtige Grundlagen zur Beseitigung organisatorischer Mängel und empfiehlt Maßnahmen zur Verbesserung der Ablauforganisation. Gegen eine Zusammenfassung beider Abteilungen spricht die Prozessabhängigkeit der Organisation und die Prozessunabhängigkeit der Internen Revision. Eine Zusammenlegung gefährdet die Gewährleistung von Objektivität und Selbstkritikfähigkeit der Internen Revision, da die Stabsstelle Organisation zum engen Prüfungsbereich der Internen Revision gehört. Eine Lösungsmöglichkeit besteht allenfalls in der Institutionalisierung der Stabsstellen Recht, Organisation und Interne Revision als geschlossener Verantwortungsbereich und ihre Zusammenfassung unter gemeinsamer kaufmännischer Oberleitung.

In der betrieblichen Praxis wird die Interne Revision fast ausschließlich dem Vorstandsvorsitzenden (Direktorialprinzip) oder dem Gesamtvorstand (Kollegialprinzip) zugeordnet. Bei beiden Zuordnungsformen kann die hohe Aufgabenkonzentration und Arbeitsbelastung aber zu einer Vernachlässigung der Revisionsfunktion führen. Bei einer Zuordnung zum Gesamtvorstand können durch die Mehrfachunterstellung zusätzliche Beeinträchtigungen entstehen, weil der Abstimmungs- und Koordinationsaufwand zwischen den einzelnen Mitgliedern zu Missverständnissen führen kann.

Sofern der Controller unmittelbar der Unternehmensspitze angehört, ist die Zuordnung zu ihm durchaus mit Vorteilen verbunden, da er im Allgemeinen derjenige ist, der durch seine Stellung und fachliche Autorität die Arbeit der Internen Revision am stärksten fördern kann.

2. Die interne Organisation der Revisionsabteilung

Auch die interne Organisation der Revisionsabteilung ist stark von der Unternehmensgröße abhängig. Grundsätzlich kann sie aber strukturiert werden nach

• hierarchischen Gesichtspunkten,

• Aufgabengebieten der Revision oder

• geografischen Gesichtspunkten.

Mit einer gewissen Abteilungsgröße verselbstständigen sich die so genannten Innendienstaufgaben wie Verwaltung, Planung und Überwachung. Ein mögliches Organisationsschema wird durch die folgende Abbildung wiedergegeben:

Personell muss der Prüfbereich erheblich gegenüber den anderen Stellen dominieren. Die weiteren Stellen sind in erster Linie für spezielle Zuarbeiten und aus Gründen einer vertraulichen Bearbeitung erforderlich.

Insbesondere für Konzerne kann die Frage nach der Zentralisation oder Dezentralisation der Internen Revision von großer Bedeutung sein. Bei einer dominierenden Muttergesellschaft mit Tochtergesellschaften im gleichen Staat wäre eine Zentralrevision sicherlich zweckmäßiger als bei einem Konzernverbund mit gleichwertigen Unternehmen und großer regionaler Streuung der einzelnen Tochtergesellschaften.

Grundsätzlich ist für eine befriedigende Funktionserfüllung die personelle Ausstattung der Revisionsabteilung nach Mitarbeiterzahl und Mitarbeiterqualifikation von großer Bedeutung. Komplizierte und Zeit raubende Prüfungen bei weltweit dezentralisierten Unternehmen verlangen höhere Personalbestände als überschaubare Unternehmen mit gut ausgebautem internen Kontrollsystem und überschaubarem Leistungsprogramm. Regelmäßig haben Dienstleistungsunternehmen wie Versicherungen und Kreditinstitute größere Revisionsabteilungen als Industrieunternehmen. Die Spannweite reicht auch heute noch von ca. 0,5 bis 4 Prüfer je tausend Mitarbeiter.

Der Interne Revisor muss über ein breites Spektrum betriebswirtschaftlicher und juristischer Kenntnisse verfügen und sich verstärkt auch im Bereich der EDV gut bis sehr gut auskennen. In Industrieunternehmen ist auch ein gewisses technisches Verständnis unumgänglich.