Aufwand

1. Allgemeines

In der täglichen betrieblichen Praxis werden die Begriffe Kosten und Aufwand in der Umgangssprache oft gleichwertig verwendet. Da in den Verwaltungen der Unternehmen jedoch nicht nur Kaufleute, sondern auch Techniker arbeiten, ist es um so wichtiger, dass von allen Beteiligten bestimmte Begriffe des Rechnungswesens einheitlich benutzt werden. Ebenso wichtig ist darüber hinaus, dass unter dieser einheitlichen Begriffsdefinition auch alle Beteiligten dasselbe verstehen. Einer dieser Begriffe ist dabei der Aufwand, der vom Begriff der Kosten streng zu trennen ist.

2. Begriffsbestimmung

Mit Aufwand wird der gesamte Werteverzehr innerhalb eines Unternehmens bezeichnet. Dabei ist dieser Werteverzehr (oder auch: Güterverbrauch) immer gleichzeitig auch mit einer finanziellen Ausgabe verbunden. Der Zeitpunkt der Ausgabe und der Zeitpunkt des tatsächlichen Güterverbrauchs im Unternehmen müssen dabei jedoch nicht zwangsläufig in derselben Zeitperiode (Geschäftsjahr) erfolgen.

Jeder Vorgang innerhalb des Unternehmens, der eine Ausgabe oder eine Verbindlichkeit darstellt, ist also für das Unternehmen Aufwand. Dabei ist es vom Grundsatz her erst einmal vollkommen unerheblich, ob dieser Vorgang einen betrieblichen oder einen außerbetrieblichen Charakter hat.

Der Begriff Aufwand ist gegenüber dem Begriff Kosten übergeordnet, also wesentlich weiter gefasst. Er umfasst den betrieblichen Werteverzehr, der einerseits mit dem Begriff Kosten bezeichnet wird und andererseits den außerbetrieblichen Werteverzehr, der mit dem Begriff neutraler Aufwand bezeichnet wird.

Die Begriffe Aufwendungen und Kosten stimmen zwar in bestimmten Bereichen überein, sind aber keinesfalls identisch. Der Teil der Aufwendungen, der den Kosten entspricht, nennt man Zweckaufwendungen oder betrieblicher Aufwand. Die Kosten, die ebenfalls Aufwendungen sind, bezeichnet man als Grundkosten. In der Finanzbuchhaltung werden dagegen die Kosten, die nicht gleichzeitig Aufwand sind, und in der Kosten- und Leistungsrechnung die Aufwendungen, die nicht gleichzeitig Kosten sind, gesondert behandelt. Diese Aufwands- bzw. Kostenbestandteile werden einerseits als neutrale Aufwendungen und andererseits als kalkulatorische Kosten bezeichnet. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die Zusammenhänge zwischen der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung auf.

Aus dem Schaubild ergibt sich, dass die Begriffe Zweckaufwand (= Betrieblicher Aufwand) und Grundkosten identisch sind. Die neutralen Aufwendungen dagegen sind keine Kosten, während die Zusatzkosten (auch kalkulatorische Kosten genannt) kein Aufwand sind.

Wenden wir uns nun den Aufwandsbegriffen des Schaubildes zu: Beim neutralen Aufwand unterscheidet man in:

• betriebsfremder Aufwand

• periodenfremder Aufwand

• außerordentlicher Aufwand

3. Betrieblicher Aufwand

Der betriebliche Aufwand (= Grundkosten), deren Konten in der Kontenklasse 4 des GKR zu finden sind, umfassen insbesondere

• den Materialaufwand, wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe,

• den Personalaufwand, wie Löhne, Gehälter, Soziale Abgaben und sonstige gesetzliche, tarifliche oder freiwillige Personalaufwendungen,

• den Instandhaltungsaufwand,

• die Steuern und Abgaben,

• die Verwaltungskosten, wie Büro- und Raumkosten, Mieten, Werbe- und Finanzkosten, etc.,

• die Abschreibungen.

4. Zusatzkosten

Daneben gibt es noch Kosten, die zwar in der Kostenrechnung (und damit auch in der Kalkulation) angesetzt werden, die aber keinerlei Aufwand darstellen, da sie nicht zu einer Ausgabe führen. Da diese Kosten zusätzlich zu den betrieblichen Aufwand kalkuliert werden, heißen sie Zusatzkosten oder auch kalkulatorische Kosten. Die wichtigsten in der täglichen betrieblichen Praxis vorkommenden Zusatzkostenarten sind:

• kalkulatorische Zinsen,

• kalkulatorische Abschreibungen,

• kalkulatorische Wagnisse,

• kalkulatorischer Unternehmerlohn.

Einigen der zuvor genannten Arten stehen – allerdings in anderer Höhe – Aufwendungen in der Finanzbuchhaltung gegenüber. Anderen Arten wiederum fehlt der Gegenpart in der Finanzbuchführung. Dies hat in der betriebswirtschaftlichen Theorie dazu geführt, dass die Zusatzkosten noch einmal in zwei Gruppen unterteilt wurden.

5. Behandlung beim Jahresabschluss

Um den Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln, werden in der Gewinn- und Verlustrechnung Aufwand und Ertrag einander gegenübergestellt. Als Aufwand bezeichnet man den Geldwert aller Güter und Leistungen, die im Unternehmen vor allem für die Produktion ge- bzw. verbraucht werden. Darunter fallen eingesetztes Material (Rohstoffe und Vorerzeugnisse), Personalkosten (Löhne, Gehälter, Sozialaufwand) und Abschreibungen, aber auch Posten wie Steuern, andere öffentliche Abgaben und Zahlungen für Zinsen, Mieten, Pachten und Versicherungsbeiträge, usw.

6. Zu beachtende Vorschriften

In § 252 HGB finden sich die allgemeinen Bewertungsgrundsätze. In Absatz 1 Nr. 5 heißt es:

„Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensgegenstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes: …

5. Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.

…“

Darüber hinaus ist bei der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung der § 275 HGB zu beachten.