1. Allgemeines

Es wird von einem einheitlichen Oberbegriff „Auswärtstätigkeit“ gesprochen und nicht mehr wie früher zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird (R 9.4 Abs. 2 LStR).

2. Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte (bis 2013)

Bis 2013 maßgebend ist, ob der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte folgt der Rechtsprechung (R 9.4 Abs. 3 LStR). Ab 2014 maßgebend ist das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte (s. Abschnitt 3 dieses Stichwortes).

Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

Der BFH hat mit Urteilen vom 09.06.2011 – VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09 – entschieden, der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit könne nur an einem Ort liegen, selbst wenn der Arbeitnehmer fortdauernd und immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht. Ein Arbeitnehmer, der in verschiedenen Filialen wechselnd tätig ist, übe eine Auswärtstätigkeit (ohne regelmäßige Arbeitsstätte) aus, wenn keine der Tätigkeitsstätten eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber den anderen Tätigkeitsorten hat. Im Übrigen werde der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte i.S.d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG. Die Urteile werden von der Finanzverwaltung angewendet (BMF, 15.12.2011 – IV C 5 – S 2353/11/10010).

In der Regel ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der dienstrechtlichen / arbeitsvertraglichen Festlegungen

1. 1.

   einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder

2. 2.

   in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

   1. 1.

      arbeitstäglich,

   2. 2.

      je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder

   3. 3.

      mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognoseentscheidung).

Wird im Einzelfall hiervon abweichend geltend gemacht, dass entsprechend den Grundsätzen der oben genannten Entscheidungen des BFH eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (sog. Escape-Klausel).

3. Erste Tätigkeitsstätte (ab 2014)

Im Mittelpunkt der Neuregelungen des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 steht die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt (§ 9 Abs. 4 EStG). Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG).

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitstätte bestimmt sich nicht mehr nach dem Mittelpunkt/Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit. Insoweit ist die unter 2. beschriebene BFH-Rechtsprechung ab 2014 schon wieder überholt.

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. Voraussetzung ist zudem, dass der Arbeitnehmer in einer der in § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG genannten ortsfesten Einrichtungen dauerhaft tätig werden soll. Der Arbeitgeber hat also weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten.

Vgl. im Einzelnen Stichwort „Erste Tätigkeitsstätte“.

4. Vorübergehende Auswärtstätigkeit an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. auf höchstens vier Jahre befristete Abordnung) z.B. an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR).

Beispiel:

5. Fahrtkosten

Für den Abzug der Fahrtkosten findet sich ab 2014 erstmals in § 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4a EStG eine gesetzliche Grundlage. Bei beruflich veranlassten Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder Familienheimfahrten sind, können die Fahrtkosten mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen berücksichtigt werden.

Der pauschal berücksichtigungsfähige Kilometersatz entspricht dabei dem für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Betrag. Wird der pauschale Kilometersatz angesetzt, ist eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten entbehrlich. Bei der Nutzung eines Kfz können dabei bis 2013 und auch ab 2014 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden.

Beispiel:

Beispiel:

6. Verpflegungsmehraufwendungen

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit erstatten – allerdings grundsätzlich nur drei Monate.

Entscheidend für die Höhe des Pauschbetrags ist die Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ab 2014 seiner ersten Tätigkeitsstätte an dem jeweiligen Kalendertag. Bei inländischen Auswärtstätigkeiten gelten bis 2013 folgende Beträge (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG):

Reisedauer (Dauer der Abwesenheit) Pauschbetrag

24 Stunden: 24 EUR

Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 12 EUR

Weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 6 EUR.

Ab 2014 sind folgende Pauschbeträge anzusetzen (§ 9 Abs. 4a EStG):

24 EUR bei Abwesenheit von 24 Stunden

12 EUR bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. an An –und Abreisetagen, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, für ein Frühstück um 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils um 40% der für einen vollen Kalendertag maßgebenden Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 9 EStG). Vgl. Stichwort Verpflegungsmehraufwand.

Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag – bei zwischenzeitlichem Aufsuchen seiner Wohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ersten Tätigkeitsstätte – mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen.

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten länderunterschiedliche Auslandstagegelder, die hinsichtlich der zeitlichen Abwesenheitsdauer ebenso wie die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland gestaffelt sind und im BStBl I veröffentlicht werden. Für die in der amtlichen Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Satz 2 LStR). Für die Auslands-Pauschbeträge für 2012 vgl. BMF, 08.12.2011 – IV C 5 – S 2353/08/10006: 002; für 2013 vgl. BMF, 17.12.2012 – IV C 5 – S 2353/08/10006:003. Zu den Auslandspauschbeträgen ab 2014 vgl. BMF, 11.11.2013 – IV C 5 – S 2353/08/10006:004, BStBl I 2013, 1467.

Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 LStR).

Die Dreimonatsfrist ist nur anzuwenden, wenn es sich um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt; dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Beispiel:

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7. Übernachtungskosten

Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR). Für die Auslands-Pauschbeträge für 2012 vgl. BMF, 08.12.2011 – IV C 5 – S 2353/08/10006: 002; für 2013 vgl. BMF, 17.12.2012 – IV C 5 – S 2353/08/10006:003. Zu den Auslandspauschbeträgen ab 2014 vgl. BMF 11.11.2013 – IV C 5 – S 2353/08/10006:004, BStBl I 2013, 1467.

Der Pauschbetrag bleibt auch dann steuerfrei, wenn tatsächlich geringere Übernachtungskosten angefallen sind. Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags ist damit auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer ohne tatsächlich entstehende Übernachtungskosten privat übernachtet.

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR).

Beim Werbungskostenabzug entfällt bereits ab 2008 ein pauschaler Ansatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen. Sie können – wie zuvor bereits Aufwendungen für eine Übernachtung im Inland – nur noch mit den tatsächlich entstandenen Beträgen als Werbungskosten berücksichtigt werden (R 9.7 Abs. 2 LStR).

Beispiel:

8. Zusammenfassung Reisekosten

9. Telefonkosten

Kosten für Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche Dauer anfallen, können nach dem BFH-Urteil vom 05.07.2012 – VI R 50/10 – berücksichtigt werden.