Digitale Betriebsprüfung – Allgemeines

1. Einführung

Mit den möglichen Problemen der elektronischen Steuerprüfung sind Controller in besonderer Weise konfrontiert. Die bereitzustellenden Daten des Arbeitgebers befinden sich z.T. im System des Steuerberaters, teilweise aber auch in den verschiedenen Systemen des Arbeitgebers selbst. Die Daten aus diesen unterschiedlichen Systemen nach den Vorschriften der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammenzubringen, ist daher eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Im Einzelfall besteht dabei nicht selten das Problem, dass die Firmeninhaber selbst nicht wissen, was steuerlich relevante Daten sind und in welchen Systemen sie diese vorhalten. Controller sind daher in besonderer Weise gefordert, ihren Arbeitgeber intensiv zu beraten, um so sicherzustellen, dass alle relevanten Daten – und auch nur diese – dem Prüfer auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden können.

Obwohl schon mittelständische Unternehmen heute davon ausgehen können, dass sie in der nächsten Zeit auf digitalem Weg geprüft werden, ist die Kenntnis um die Rechte und Mitwirkungspflichten im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung noch immer gering. Dies liegt vor allem daran, dass die finanzamtsinternen Schulungen zur digitalen Betriebsprüfung noch durchgeführt und die Prüfer erst sukzessiv mit Notebooks und der Prüfsoftware IDEA ausgestattet werden mussten. Inzwischen gilt die Startphase als abgeschlossen, sodass die Prüfer in Zukunft im Rahmen ihrer Prüfung verstärkt mit dem digitalen Datenzugriff arbeiten werden.

2. Die GoBs als Grundlage der digitalen Betriebsprüfung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)⁽¹⁾ sind seit 1995 durch einen Erlass des Bundesfinanzministeriums festgelegt worden. Sie ersetzen nicht die GoB, sondern stellen eine Präzisierung der GoB im Hinblick auf die DV-Buchführung dar. Dabei beschreiben sie Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, um sicherzustellen, dass die Buchungen und sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Für die Einhaltung der GoB ist auch bei der DV-Buchführung der Buchführungspflichtige verantwortlich.

Die GoBS besagen, dass die Ordnungsmäßigkeit einer EDV-gestützten Buchhaltung genau so beurteilt werden muss wie eine manuell erstellte Buchführung. Somit müssen die Geschäftsvorfälle retrograd und progressiv prüfbar bleiben. Hierzu ist erforderlich, dass

• die Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen gewährleistet sind

• eine einmal erfolgte Buchung nicht mehr verändert werden darf

• ein internes Kontrollsystem vorhanden ist und

• die Datensicherheit hinsichtlich der gespeicherten Informationen gewährleistet ist und für jedes DV-gestützte Buchführungssystem eine Verfahrensdokumentation vorliegt.

3. Die GDPdU als Grundlage der digitalen Betriebsprüfung

Die Finanzverwaltung ist seit dem 01.01.2002 berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung auf die elektronische Buchführung des Steuerpflichtigen zuzugreifen. Die entsprechenden Verwaltungsgrundsätze sind im Schreiben des BMF zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen geregelt. Zusätzlich zu diesem Schreiben gibt es einen Katalog von Fragen und Antworten zum Datenzugriff, der auf der Internetseite des BMF laufend aktualisiert wird.

Dieses Recht darf nur im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung von der Finanzverwaltung geltend gemacht werden. Hierzu zählen

• Betriebsprüfungen

• Lohnsteuerprüfungen

• Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und

• Zollprüfungen.

Während die Steuerfahndung ebenfalls ein Recht auf den digitalen Datenzugriff hat, darf sich die Finanzverwaltung im Rahmen der betriebsnahen Veranlagung, der Umsatzsteuernachschau und der vollstreckungsrechtlichen Liquiditätsprüfung nicht darauf berufen.

Hinweis:

Begründet wird der Zugriff auf die elektronische Buchführung durch den Gesetzgeber mit der fortschreitenden Entwicklung im Bereich der Datenverarbeitung, die sich auf moderne Buchführungstechniken und -systeme auswirkt. Auch im internationalen Vergleich zeigte sich, dass die Entwicklung hinsichtlich der Prüfung DV-gestützter Buchführungswerke in Deutschland hinter der Entwicklung in anderen EU-Staaten oder in den Vereinigten Staaten von Amerika zurückgeblieben war. Als weiteres Argument für den unmittelbaren Datenzugriff führt der Gesetzgeber schließlich die Anerkennung der elektronischen Rechnung im Umsatzsteuerrecht an.

Mit dem unmittelbaren Datenzugriff sollen die Voraussetzungen für rationellere Prüfungsmethoden geschaffen werden. Auf diese Weise sollen die Prüfungsdauer in Unternehmen abgekürzt und den Forderungen der Wirtschaft auf Erleichterung im Rahmen der papierlosen Abwicklung ihrer Buchführung Rechnung getragen werden.

Dabei kann die Finanzverwaltung nach ihrer Wahl vom Steuerpflichtigen verlangen, dass ihr:

• Einsicht in die gespeicherten Daten gewährt wird und der Prüfer das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zur Prüfung der Unterlagen nutzen darf (Zugriffsrecht Z 1, unmittelbarer Zugriff)

• Daten nach den Vorgaben des Prüfers durch den Steuerpflichtigen maschinell ausgewertet werden (Zugriffsrecht Z 2, mittelbarer Zugriff) oder

• die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (Zugriffsrecht Z 3, Datenträgerüberlassung)

Die Kosten dieser Maßnahmen – insbesondere die Kosten für die erforderliche Hard- und Software und die Kosten für das Personal, um dem Prüfer den Datenzugriff zu ermöglichen – trägt der Steuerpflichtige. Für diese mit dem Datenzugriffsrecht in Zusammenhang stehenden künftigen Kosten kann eine Rückstellung gebildet werden.

Hinweis:

Für welche Methode des Datenzugriffs sich die Finanzverwaltung entscheidet, steht in ihrem Ermessen. Die Ermessensgründe sind gerichtlich überprüfbar. Allerdings kann die Finanzverwaltung ihre Ermessensgründe bis zum Zeitpunkt der letzten mündlichen Verhandlung nachträglich konkretisieren.