Digitale Betriebsprüfung – Datenzugriff

1. Überblick

Vor Ort darf der Außenprüfer Einsicht in die gespeicherten Daten des Unternehmens nehmen. Er hat jedoch eine Nur-Lese-Berechtigung für die gespeicherten Daten und darf selbst weder Daten eingeben noch Daten verändern. Hierzu bedient sich der Prüfer der Hard- und Software des Steuerpflichtigen, von dem er eine Erläuterung des Buchführungsprogramms, seiner Datenstruktur, der Stammdaten und Datenverknüpfungen verlangen kann.

Ein Online-Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem ist von dieser Regelung nicht abgedeckt und damit ausgeschlossen. Daher sollte für die Betriebsprüfung ein PC bereitgestellt werden, der außerhalb des Netzwerks betrieben wird und keine anderen Daten enthält, da andernfalls die Gefahr der Verletzung von Privatgeheimnissen i.S.d. § 203 StGB besteht.

Zwar haben viele Prüfer dienstlich ein Notebook erhalten. Dennoch sollte schon aus Gründen der Virenproblematik ein „Andocken“ an das betriebliche Netzwerk untersagt werden. Aus urheberrechtlichen Gesichtspunkten ist auch ein Aufspielen der betrieblichen Programme auf das Notebook des Prüfers nicht erlaubt. Auch das Datenschutzmodul von Datev sollte dem Prüfer nicht ausgehändigt werden.

Die Leseberechtigung des Außenprüfers umfasst nicht nur die Einsichtnahme in die gespeicherten Geschäftsvorfälle, sondern erlaubt nach dem Gesetzeswortlaut auch das Filtern und Sortieren der Datensätze unter Zuhilfenahme der beim Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Der Betriebsprüfer darf sich dabei aber nur der Auswertungsmöglichkeiten bedienen, die das Datenverarbeitungssystem vorsieht.

Hinweis:

Die Nutzung der Hard- und Software berechtigt den Außenprüfer allerdings nicht dazu, Testdaten in das Buchhaltungssystem einzugeben, um die Schlüssigkeit der Ergebnisse des Programms zu überprüfen.

2. Mittelbarer Datenzugriff

Vom unmittelbaren Datenzugriff unterscheidet sich der mittelbare Zugriff nur durch die Person, die auf die elektronische Buchhaltung zugreift. Beim unmittelbaren Zugriff arbeitet der Betriebsprüfer die einzelnen Buchführungsunterlagen selbst durch. Der mittelbare Datenzugriff kennzeichnet sich dagegen dadurch, dass der Betriebsprüfer dem Steuerpflichtigen die Auswertung der gespeicherten Datensätze nach bestimmten Kriterien auferlegt, ohne selbst auf diese zuzugreifen.

Hierbei entspricht der Umfang des Datenzugriffs dem des unmittelbaren Zugriffsrechts, sodass der Prüfer auch hier ein Filtern bzw. Sortieren der Daten nach seinen Vorgaben verlangen kann. Allerdings darf der mittelbare Datenzugriff nicht dazu führen, den Auswertungsaufwand allein dem Steuerpflichtigen aufzubürden. Der mittelbare Datenzugriff verpflichtet den Steuerpflichtigen auch nicht zur Beauftragung eines externen Programmierers oder zur Abstellung eigenen Personals über einen längeren Zeitraum.