1. Überblick

Nach einer Definition der Vereinten Nationen (VN) handelt es sich beim Electronic Data Interchange (EDI) um die elektronische Übermittlung von kommerziellen und verwaltungstechnischen Transaktionen zwischen Computern, bei der für die Gliederung dieser Daten eine vereinbarte Norm verwendet wird.

Erste Bestrebungen, den elektronischen Datenaustausch durch derartige Normen oder Standards zu vereinfachen, gab es bereits Mitte der 70er Jahre. Daher rief die von den VN gegründete Wirtschaftskommission UN/ECE (United Nations / Economic Commission for Europe – Europäische Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen) eine Arbeitsgruppe ins Leben, die sich mit der Entwicklung von Normen und Standards für Datenelemente, Codes, Syntaxregeln sowie Nachrichtentypen im Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch befasste.

Zu den damals schwierigsten Aufgaben gehörte die Entwicklung von Syntax-Regeln, die unabhängig von der Hardware sowie bereits existierenden Systemen waren. Trotz dieser Problematik entwickelte die Arbeitsgruppe ein Regelwerk, das im März 1987 in Genf unter der Bezeichnung EDIFACT von der UN/ECE verabschiedet wurde und heute von der internationalen Organisation für Normung (ISO – International Organziation for Standardization) unter der Norm ISO 9735 (EDIFACT-Syntax) geführt wird. Ferner existieren gleichlautende Syntax-Regeln als Europäische Norm EN 27372 bzw. Deutsche Norm 16599.

Hinweis:

Die Verabschiedung eines gemeinsamen Standards war für alle Beteiligten mit erheblichen Vorteilen verbunden. So konnten durch die Anwendung von EDIFACT die Fehlerrate, die Verwaltungskosten, die Neuerfassung von Daten sowie das Papieraufkommen erheblich verringert werden.

2. EDI und Internationale Organisationen

In Bezug auf EDIFACT hat die UN/ECE die oberste Autorität. Deren Arbeitsgruppen sind für die Pflege bestehender bzw. Herausgabe neuer Nachrichtentypen zuständig. Ziel dieser Arbeitsgruppen ist es, internationale Handelsverfahren zu vereinfachen. Um gleichzeitig die Handelsbräuche einzelner Weltregionen zu berücksichtigen, wurden sechs sogenannte Boards eingeführt (je einer für Afrika, Asien, Australien/Neuseeland, Panamerika, Westeuropa sowie Zentral- und Osteuropa). Die Boards stimmen die Vorschläge der UN/ECE mit den Handelsbräuchen der entsprechenden Regionen ab. Für Deutschland ist der Westeuropäische Board zuständig.

Hinweis:

Die einzelnen Boards sind in Benutzergruppen aufgegliedert, die sich aus den Wirtschaftszweigen des EDI-Standards herleiten und „User Groups“ genannt werden. Folgende Branchen sind hier vertreten:

• Handel

• Industrie

• Tourismus

• Gesundheitswesen

• Sozial- und Beschäftigungswesen

• Öffentliche Verwaltung

• Öffentliches Auftragswesen

Da es innerhalb dieser User Groups unterschiedliche Anforderungen an den Inhalt der versandten Nachrichten gibt, hat in der Vergangenheit jede Branche einen eigenen EDI-Standard erarbeitet. Allerdings sind die EDIFACT-Standardnachrichten so gestaltet, dass jede Branche auf sie zugreifen und sie verwenden kann. Beispielsweise können Standardnachrichten der Kategorie „Rechnung“ sowohl von Handels-Firmen als auch von Seiten der öffentlichen Verwaltung verwendet und verarbeitet werden. Um dies zu realisieren, wurden Standardnachrichten äußerst komplex ausgelegt: Nicht benötigte Felder werden einfach ausgelassen und nicht übertragen.

3. Aufbau einer EDIFACT-Nachricht

Im Grunde lässt sich der Aufbau einer EDIFACT-Nachricht mit der natürlichen Sprache vergleichen. Beide verwenden sowohl einen spezifizierten Zeichensatz, Wortschatz und Grammatik. Bei einer EDIFACT-Nachricht findet sich der Wortschatz in Form der Datenelemente und die Grammatik in Form der Syntax wieder. Syntax und Zeichensatz sind in den oben genannten Normen verankert (DIN 16566 und ISO 9735).

• Beim Zeichensatz kann sich der Anwender zwischen dem Typ A und dem Typ B entscheiden. Der Typ A enthält ausschließlich druckbare Zeichen, während der Typ B auch nichtdruckbare Zeichen enthalten kann, die als Steuer- und Trennzeichen verwendet werden. Bei Typ A werden dafür beispielsweise Kommata und Semikolons verwendet. Die Syntax bleibt von der Wahl des Zeichensatzes unberührt.

• Durch die Verwendung einer Syntax-Regelung braucht der Anwender nur die unbedingt benötigten Inhalte einer Nachricht übermitteln. Leere Segmente oder Elemente müssen nicht mit Leerzeichen aufgefüllt werden, sondern werden einfach ausgelassen.

• Hinsichtlich des Wortschatzes einer EDIFACT-Nachricht ist lediglich zu berücksichtigen, dass sich eine Übertragungsdatei aus einer genauen Struktur zusammensetzt. Unterschieden wird zwischen Datenelementen, Segmenten und Nachrichten. Ferner sind Kopf-, Trenn- und Endekennzeichen zu verwenden.

Die Basis einer EDIFACT-Übertragungsdatei ist ein Datenelement. Hierbei handelt es sich um die kleinste Einheit, die Informationen enthält. Dies kann zum Beispiel eine Kundennummer sein.

Eine Zusammenfassung von logisch und sachlich zusammenhängenden Informationen wird als Datenelementgruppe bezeichnet. Die in einer Datenelementgruppe enthaltenen Elemente werden dann als Gruppendatenelemente bezeichnet (zum Beispiel Menge und Mengeneinheiten).

Ein Segment bezeichnet einen vorher definierten und identifizierten Satz funktionell zusammenhängender Datenelemente oder Datenelementgruppen (zum Beispiel die Bankverbindung). In ihm folgen die Datenelemente und Datenelementgruppe in einer fest definierten Reihenfolge. Diese lassen sich anhand ihrer Position genau identifizieren. Am Anfang eines jeden Segments befindet sich ein aus drei Buchstaben bestehender Bezeichner, den man TAG nennt. Er wird benötigt, weil nicht alle grundsätzlich möglichen Segmenttypen innerhalb einer Nachricht vorkommen und zudem noch einzelne Segmente eventuell mehrfach wiederholt werden müssen (Darstellung von Positionen auf Rechnungen). Somit legt ein TAG den Aufbau und die Art der Informationen fest, die ein Segment enthält.

Bei den Segmenten unterscheidet man zwischen zwei Arten:

• Nutzdatensegmente haben Datenelemente zum Inhalt, deren Informationen mit denen auf einem klassischen Papierdokument übereinstimmen (Namen, Orte, Werte, Beträge usw.).

• Servicedatensegmente enthalten Datenelemente, die für die Übermittlung notwendig sind und somit vom weiteren Inhalt der Nachricht unabhängig bleiben (Empfänger, Datum, Uhrzeit usw.).

Eine EDIFACT-Nachricht ist also eine geordnete Folge von Zeichen, die dafür vorgesehen sind, eine Information aufzunehmen. Sie besteht aus einer Folge von Segmenten, beginnt mit einem Nachrichten-Kopfsegment (UNH) und endet mit einem Nachrichten-Endesegment (UNT).

Die Funktion einer Nachricht stimmt häufig mit derjenigen eines Papierdokumentes überein. Eine Nachricht kann aber auch dem Inhalt mehrerer Papierdokumente entsprechen. In Anlehnung an die entsprechenden Papierdokumente sind diese Nachrichtentypen wieder in Kopf-, Positions- und Summenteil aufgegliedert:

• Der Kopfteil beinhaltet die für einen Auftrag benötigte Daten (z. B. Empfänger oder Datum).

• Der Positionsteil enthält die einzelnen Positionen (z. B. Anzahl und Art der Packstücke).

• Im Summenteil werden die Angaben aus dem Positionsteil angeschlossen (etwa mittels einer Rechnungssumme).

Als Nachrichtengruppen bezeichnet man mehrere Nachrichten eines Nachrichtentyps, die einem bestimmten Anwendungsbereich dienen und an einen bestimmten Empfänger adressiert sind. Solche Gruppen beginnen mit einem Nachrichten-Kopfsegment (UNG) und enden mit einem Schlusssegment (UNE). Die Nachrichtengruppen einer EDIFACT-Übertragungsdatei werden ebenfalls von Kopf- und Endesegmenten eingerahmt. Hier gibt es sogar zwei Kopfsegmente, UNA und UNB (vgl. Abbildung unten).

Wurde vor der Übertragung ein von den Zeichensätzen A oder B abweichender Zeichensatz gewählt, werden die verwendeten Trennzeichen im Kopfsegment UNA genau spezifiziert. Das Segment UNB dient der Identifizierung der Übertragungsdatei. Das Endesegment UNZ beendet die Datei.

4. Anforderungen für ein EDIFACT-System

EDIFACT ist bezüglich der Hardware vergleichsweise anspruchslos. Auch heute genügt als Arbeitsplatzrechner noch ein Standard-PC mittlerer Klasse.

Auch an das Betriebssystem stellt ein EDI-System keine allzu hohen Anforderungen. Prinzipiell kann sich der Anwender frei zwischen den auf dem Markt befindlichen Systemen entscheiden. Alle bekannteren Betriebssysteme werden unterstützt. Allerdings sollte es beim Einsatz eines EDI-Systems möglich sein, dieses als Front-End-System einzusetzen, so dass eine Hostankopplung notwendig ist. Dies wiederum setzt eine Anbindung an das firmeninterne Netzwerk voraus.

Die externe Kommunikation erfolgt in der Regel über ein File-Transfer-System (FTS). Hierbei handelt es sich um eine Schnittstelle zwischen dem EDI-System und einem Kommunikationsnetz (zum Beispiel ISDN). Es stellt die Verbindung zur Kommunikationssoftware (Verbindungsaufbau und -abbau) her und steuert die Kommunikation.