Anders als in anderen Bereichen (Kosten-Controlling, Logistik-Controlling, Beschaffungs-Controlling etc.) lässt sich der Controlling-Gedanke nicht einfach auf den Personalbereich ausdehnen. Es kommt vielmehr darauf an, die spezifischen Problemstellungen im Personalbereich mit den Instrumenten des Controllers in Einklang zu bringen.

Dementsprechend soll das Personal-Controlling in erster Linie den Personalaspekt als einen der wichtigsten unternehmerischen Gestaltungsfaktoren transparent und überschaubar machen, um die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu erhöhen.

Als besonderes Kennzeichen des Personal-Controlling lässt sich herausstellen, dass es nicht nur überwiegend mit quantitativen Kosten- und Leistungsdaten, sondern auch mit qualitativen Planungs- und Kontrollverfahren arbeiten muss. Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbefragungen, diverse Assessmentverfahren, Potenzialanalysen etc. liefern wichtige Erkenntnisse über personalwirtschaftliche Erfolgsfaktoren (Leistungsfähigkeit, Motivation, Betriebsklima etc.), die sich durch quantitative Analysen kaum gewinnen lassen.

Weitere Besonderheiten ergeben sich bei der Personalkostenplanung und der laufenden Abweichungsanalyse. So ist eine einfache Planung auf Kostenstellenebene (Kostenstelle) für Personalkosten in der Regel nur wenig geeignet. Schwierigkeiten treten oft schon mit dem planbaren Volumen auf (Personalbedarfsermittlung). Ferner müssen die Kostenarten der Buchhaltung auf brauchbare Unterkostenarten des Personalwesens heruntergebrochen werden (Kostenart). Ziel dabei ist es, Einheiten zu schaffen, die nach allem Ermessen einigermaßen stabil planbar sind.

Häufig ist dies nicht die einzelne Stelle, sondern eine Stellengruppe, die nicht unbedingt mit organisatorischen Einheiten oder gar Kostenstellen des Unternehmens identisch sein muss.

In der Personalplanung fällt der Festlegung der Planungseinheiten somit eine sehr gewichtige Bedeutung zu. Neben der Planungssicherheit ist dabei der Planungsaufwand ein bedeutendes Kriterium, da auch dieser zu optimieren ist. Man könnte sonst auf die Idee kommen, tatsächlich jede einzelne Stelle zu planen. Dies ist abgesehen vom öffentlichen Dienst, wo es ohne Rücksicht auf den Aufwand um die Einhaltung der Haushaltsgesetze geht, in der Praxis aber wohl kaum sinnvoll. In der Schaffung der prognostizierbaren Planungseinheiten liegt somit eine notwendige Grundfunktion der Personalkostenplanung, die nur mit einschlägiger Erfahrung zu leisten ist.

Nach dem Planungsprozess sind für die Abweichungsanalysen die erforderlichen Strukturen vorhanden, sodass das Abrechnungssystem die erforderlichen Informationen (Information, Informationsbedarf) – gegebenenfalls ergänzt um Daten aus nicht integrierten Systemen wie der Reisekostenabrechnung – liefern kann. Dennoch ist für die Aufwandüberwachung ein nicht unerhebliches personalspezifisches Know-how erforderlich.

Insbesondere zum Verständnis der Kostenabweichungen bei Leistungslöhnen, Mehrarbeit, Zuschlägen und Sonderzahlungen gehört ein entsprechendes Wissen, sodass zumindest bei größeren Personalabteilungen spezialisierte Personal-Controller zwingend erforderlich sind.