2.1 Planung der Projektziele

Entsprechend den angestrebten Projektergebnissen ist abzugrenzen, was in einem Projekt erreicht werden soll. Die Planung des „was“ wird sich in der Regel an den zukünftigen Funktionen des zu entwickelnden oder zu verändernden Systems ausrichten. Somit wird im Rahmen der Zielplanung festgelegt, welche Teilziele am Ende bestimmter Prozessabschnitte und welche Ziele am Ende des gesamten Projektes erreicht werden sollen.

2.2 Planung einzelner Arbeitspakete

Aus den Projektzielen sind „Arbeitspakete“ abzuleiten, die aus Gründen einer wirksamen Abwicklung nicht weiter aufgespalten werden und bestimmten Projektorganen zur Ausführung zugeordnet bzw. übertragen werden können. Arbeitspakete sollten sich in überschaubaren Zeitabschnitten abwickeln lassen. Dementsprechend sind bei ihrer Planung sowohl der Aspekt der inhaltlichen und zeitlichen Abgrenzbarkeit vom Rest der Arbeitspakete als auch der Aspekt des inhaltlichen und zeitlichen Zusammenhangs von Aktivitäten bzw. Teilprozessen zu beachten, die eine Zusammenfassung in einem Paket nahe legen.

2.3 Ressourcenplanung

Zur Abwicklung werden Arbeitspakete geeigneten Aufgabenträgern übertragen. Hierfür ist Voraussetzung, dass genügend Aufgabenträger für Zwecke des Projektes zur Verfügung gestellt werden können bzw. dass ihre Kapazität ausreicht, um ein Projekt im vorgegebenen Zeitraum abzuwickeln. Mithin bedeutet Ressourcen-Planung schwerpunktmäßig Planung der Kapazitäten der Projektmitarbeiter (Ressourcen).

Die Aufgabenerfüllung in Projekten hängt heute darüber hinaus immer stärker von der Verfügbarkeit bzw. vom Einsatz verschiedenartiger technologischer Unterstützungssysteme ab. Daher spielt die Planung der Kapazitäten dieser Unterstützungssysteme ebenfalls eine wichtige Rolle. Nur wenn die Kapazitäten der Unterstützungssysteme mit den Kapazitäten der menschlichen Aufgabenträger abgestimmt worden sind, können Projektziele erreicht werden.

2.4 Terminplanung

Die aufgabenlogischen Zusammenhänge zwischen den abgegrenzten Arbeitspaketen, den meist knappen Ressourcen und den übrigen für ein Projekt gegebenen Randbedingungen grenzen den Spielraum ein, der für die Planung des Projektablaufs verbleibt (Termin- und Kapazitätsplanung).

Anhaltspunkte für die Dauer von Projektphasen lassen sich häufig aus den in früheren Projekten gemachten Erfahrungen ableiten. Daraus können Termine für den voraussichtlichen Abschluss dieser Phasen sowie für die damit verbundenen Prüf- und Genehmigungsprozeduren abgeleitet werden.

2.5 Kostenplanung

Die einzelnen Teilplanungen sind mit verschiedenen Planmengen und Planzeiten verbunden, aus denen sich geplante Ressourcen-/Verbrauchsmengen pro Zeiteinheit, pro Projektphase o. Ä. ableiten lassen. Durch Multiplikation mit Marktpreisen oder mit kalkulatorischen Kostensätzen ergeben sich die voraussichtlichen Projektkosten (Projekt-Controlling).

Eine in der Praxis häufig verwendete und bewährte Methode der Kostenplanung stellt die Kostenstrukturierung dar. Diese Kostenermittlungsmethode basiert auf dem Projektstrukturplan. Durch die Arbeitspaketspezifikation im Rahmen der Erstellung dieses Projektstrukturplans können die Kosten ermittelt werden, welche wiederum durch das bewilligte Projektbudget gedeckt sein müssen. Sollten die ermittelten Kosten das Projektbudget überschreiten, so ist dieser neue Sachverhalt durch den Auftraggeber zu bewilligen.

Es empfiehlt sich, die Kostenplanung durch die Anwendung einer Software (z.B. MS Excel) zu unterstützen. Natürlich steigt bei großen und komplexen Projekten auch die Komplexität der Kostenplanung. Bei solchen Projekten ist es sinnvoll, die Projektkosten anhand einer spezifischen PM-Software (z.B. MS Project) zu planen (Projektmanagementsoftware).

Folgende Punkte sollten bei der Kostenplanung unbedingt beachtet werden:

• Die Kostenplanung sollte planmäßig erfolgen. Es sollten möglichst alle Teammitglieder und Experten in die Schätzung der Kosten miteinbezogen werden.

• Die Kostenplanung sollte dokumentiert werden, damit sie auch später nachvollziehbar ist. Die zu Grunde gelegten Annahmen und Prämissen müssen dokumentiert werden.

• Für Arbeitspakete, welche an externe Stellen vergeben werden, sollte eine Kostenaufschlüsselung angefordert werden.

2.6 Planung der Projektorganisation

Da im Rahmen der Ressourcenplanung Entscheidungen über die zur Abwicklung der Projektaufgaben/Arbeitspakete notwendigen Mitarbeiter gefällt werden, erfolgt zugleich eine Festlegung der auf der operativen Ebene tätigen Projektorgane. Diese entstammen im allgemeinen verschiedenen permanent wirksamen Stellen/Abteilungen einer Organisation und bringen sowohl den erforderlichen Sachverstand als auch die unterschiedlichen Interessenlagen dieser Stellen/Abteilungen in das Projekt ein. Daneben ist ein Projektleiter oder ein Projektleitungsorgan zu bestimmen, dem die Aufgaben des Projekt-Managements (insbesondere Projektplanung, -koordination und -kontrolle) übertragen wird.

In Abhängigkeit vom Projektumfang und der Anzahl der beteiligten Stellen ist es darüber hinaus u. U. erforderlich, eine übergeordnete Projektkommission zu bilden, die ausschließlich aus Führungskräften besteht und durch welche die verschiedenartigen fachlichen Hintergründe zur Sicherung der Projektzielerreichung aktiviert werden.

2.7 Qualitätssicherungsplan

Die im Verlaufe eines Projektes zu schaffenden Teil- und Endergebnisse benötigen mehr oder weniger lange „Produktionsprozesse“. Im Verlauf dieser Prozesse treten immer wieder Störfaktoren und Fehler auf, die u.U. verhindern können, dass die in der Systemplanung und in der Projektzielplanung spezifizierten Zielvorstellungen erreicht werden. In den Anfangsphasen eines Projektes können die Ziele zudem häufig noch nicht so genau spezifiziert werden, dass damit alle qualitativen Eigenschaften bzw. Merkmale des zu entwickelnden Systems verbindlich vorgegeben werden können.

Aus diesen Gründen erscheint das Anfertigen eines Qualitätssicherungsplans notwendig, durch den bestimmte Handlungen zur Erreichung der verlangten Qualität der Teil- und Endergebnisse eines Projektes festgelegt werden. Einem solchen Qualitätssicherungsplan ist umso höhere Aufmerksamkeit zu schenken, je höher die Qualitätsanforderungen an das zu entwickelnde System sind. Die zu planenden Qualitätssicherungs-Maßnahmen beinhalten in sich wiederum planerische, durchführende und kontrollierende Tätigkeiten.

2.8 Sonstige Pläne

Je nach konkretem Projekt sind ggf. weitere Pläne erforderlich. Handelt es sich z.B. um ein Projekt, welches in erheblichem Umfang von der Belieferung mit Vorprodukten, Systemkomponenten oder Dienstleistungen durch externe Stellen abhängig ist, sollte ein „Zulieferplan“ erstellt werden. Reicht das Wissen bzw. die Vorkenntnisse einiger oder aller auf der operativen Ebene beteiligten Mitarbeiter nicht aus, um bestimmte Arbeitspakete abzuwickeln, ist ein „Schulungsplan“ zu erstellen. Dies sind nur zwei Beispiele für „sonstige“ Projektpläne.

In der betrieblichen Praxis tritt die Notwendigkeit, bestimmte zusätzliche Projektpläne zu erstellen, u.U. auch erst während des laufenden Projektes in Erscheinung.