Die Buchführung (Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung) ist Teilgebiet und gleichzeitig Grundlage des Rechnungswesens. Sie zeichnet fortlaufend die Änderungen der Vermögenswerte und Schulden auf und gibt so jederzeit Auskunft über Erfolg oder Misserfolg der betrieblichen Tätigkeit.

Dazu erfasst sie alle Geschäftsvorfälle, ordnet sie nach zeitlichen und sachlichen Gesichtspunkten auf Bestands- und Erfolgskonten und erstellt aufgrund dieser Aufzeichnungen periodisch eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresabschluss). Die Ergebnisse der Buchführung beziehen sich auf einen Zeitraum (Zeitrechnung), und zwar stets auf eine abgelaufene Abrechnungsperiode (Monat, Quartal, Jahr).

Die Buchführung ist zugleich Vorstufe und elementare Voraussetzung für das Managementinstrument Controlling. Jeder Kaufmann (Kaufmannseigenschaft) ist verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen. Im Grundsatz wird darunter verstanden, dass die Eintragungen nach Form und Inhalt vollständig, fortlaufend und richtig durchgeführt werden, sodass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorgänge verschaffen kann.

Rechtsgrundlage sind die §§ 238 ff. HGB.
Rechtsgrundlage der steuerrechtlichen Buchführungspflichten sind die §§ 140 ff. AO.

In der Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle auf Konten gebucht. Um die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu machen, woran z.B. das Finanzamt, Kreditinstitute oder Investoren interessiert sind, existieren sogenannte Kontenrahmen. Alle geschäftswirksamen Vorgänge müssen auf Konten verbucht werden. Die Konten, die Sie konkret für Ihr Unternehmen benötigen, ergeben den Kontenplan, der aus dem Kontenrahmen abgeleitet wird.

Hier ist es von Bedeutung, ob Sie eine einfache oder doppelte Buchführung vornehmen:

• Buchungen nur in der Gewinn- und Verlustrechnung, d.h.: Aufwand und Ertrag (bei der einfachen Buchführung entfällt die Gegenbuchung im Schlussbilanzkonto).

• Bei der doppelten Buchführung erhält jede Buchung gleichzeitig auch eine Gegenbuchung im Schlussbilanzkonto.

Die Buchungen erfolgen im Soll oder im Haben. Im Soll werden die Belastungen und im Haben Gutschriften gebucht. Die Basis bilden Belege in Form von Rechnungen, Kontoauszügen usw.

Belegverwaltung

Die Grundlage für die Kostenrechnung bilden Belege, die zeigen, welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind und um welche Kostenart und um welchen Geschäftsvorfall es sich handelt.

Bei der Belegverwaltung gilt der Rat der Steuerberater: Keine Buchung ohne Belege. Sammeln Sie auch alle Belege, die im Vorfeld Ihrer Existenzgründung (Formen der Existenzgründung) angefallen sind. Diese können Sie ohne Weiteres in der Eröffnungsbilanz einbringen. Es empfiehlt sich, die Belege in ein kontinuierliches und überschaubares Ordnungsschema einzubinden, wie z.B. das Einkleben auf einen DIN A4-Bogen, der dann in einem Ordner abgelegt wird.