Aufbewahrungspflicht – Übersicht
§ 257 HGB
§ 147 AO
H 5.2 EStH
Nachfolgend ist die handels- und / oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht einer Auswahl gängiger Belege in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Inwieweit die Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind, hängt auch von der Art des Unternehmens und der Branche ab.
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Unterlagen |
Frist |
|---|---|
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Abrechnungsunterlagen |
10 Jahre |
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Abschlagszahlungen |
10 Jahre |
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Abschlussbuchungsunterlagen |
10 Jahre |
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Abtretungserklärungen |
6 Jahre |
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AfA-Unterlagen |
10 Jahre |
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Aktenvermerke |
6 Jahre |
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Angebote |
6 Jahre |
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Anlagenverzeichnis |
10 Jahre |
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Anstellungsverträge |
6 Jahre |
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Anzahlungsunterlagen |
6 Jahre |
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Auftragsbücher, -bestätigungen |
6 Jahre |
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Ausfuhrunterlagen |
6 Jahre |
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Ausgangsrechnungen |
10 Jahre |
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Bankbelege |
10 Jahre |
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Bar-Belege |
10 Jahre |
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Bauakteninhalte, Baugenehmigungen |
6 Jahre |
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Beitragsabrechnungen d. SozVers-Träger |
6 Jahre |
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Bestandsverzeichnisse |
10 Jahre |
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Betriebskostenrechnungen |
10 Jahre |
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Bewertungsunterlagen |
10 Jahre |
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Bewirtungsunterlagen |
10 Jahre |
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Bilanzunterlagen |
10 Jahre |
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Bons |
10 Jahre |
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Börsenaufträge |
6 Jahre |
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Bp-Berichte |
6 Jahre |
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Branchen-Aufzeichnungen nach Spezialvorschriften vgl. Tz. 5 zu Stichwort „Buchführungspflicht nach § 140 AO„ |
6 Jahre |
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Buchungsbelege |
10 Jahre |
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Bürgschaftsunterlagen |
6 Jahre |
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Darlehens- / Kreditunterlagen, -verträge |
6 Jahre |
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Darlehenskonten |
10 Jahre |
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Dauerauftragsunterlagen |
6 Jahre |
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Depotauszüge |
10 Jahre |
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Doppelbesteuerungsunterlagen |
6 Jahre |
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Edelmetallbestände |
10 Jahre |
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EDV-Änderungsnachweise |
10 Jahre |
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EDV-Arbeitsanweisungen |
10 Jahre |
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EDV-Buchungsprotokolle |
10 Jahre |
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EDV-Dokumentationen |
10 Jahre |
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EDV-Organisationsunterlagen |
10 Jahre |
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EDV-Speicherbelegungsunterlagen |
10 Jahre |
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Einfuhrunterlagen |
6 Jahre |
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Eingangsrechnungen |
10 Jahre |
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Einkaufsbücher |
10 Jahre |
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Einnahme-Überschussrechnung |
10 Jahre |
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e-mails (Geschäftskorrespondenz) |
6 Jahre |
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Eröffnungsbilanzen |
10 Jahre |
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Fahrtenbücher |
10 Jahre |
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Fax-Schreiben |
6 Jahre |
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Frachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) |
6 Jahre |
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Freistellungsaufträge |
6 Jahre |
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Gehaltsunterlagen |
10 Jahre |
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Gemeinkostenberechnungen |
6 Jahre |
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Geschäftsbriefe |
6 Jahre |
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Geschenknachweise |
6 Jahre |
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Gesellschaftsverträge |
10 Jahre |
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Gewährleistungsverpflichtungen |
6 Jahre |
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Gewinn- und Verlustrechnungen |
10 Jahre |
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Gewinnabführungs- / Organschaftsverträge |
10 Jahre |
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Grundbuchauszüge |
6 Jahre |
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Grundstücksunterlagen (soweit keine Buchungsbelege) |
6 Jahre |
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Gutachten |
10 Jahre |
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Handakte des Steuerberaters |
10 Jahre |
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Handelsbilanzen |
10 Jahre |
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Handelsbriefe |
6 Jahre |
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Handelsregisterauszüge |
6 Jahre |
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Hauptabschlussübersichten |
10 Jahre |
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Hypotheken |
6 Jahre |
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Inkasso-Unterlagen |
10 Jahre |
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Inventare |
10 Jahre |
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Inventar-Uraufzeichnungen |
6 Jahre |
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Inventuren |
10 Jahre |
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Investitions-Verzeichnisse z. Bildg. 7g-Rücklage |
10 Jahre |
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Jahresabschlussunterlagen |
10 Jahre |
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Journale |
10 Jahre |
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Kalkulationsunterlagen |
6 Jahre |
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Kassenberichte |
10 Jahre |
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Kassenbücher |
10 Jahre |
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Kassenzettel, Kassenstreifen |
10 Jahre |
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Kaufverträge |
6 Jahre |
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Konsolidierungsunterlagen |
10 Jahre |
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Kontoauszüge |
10 Jahre |
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Konzernabschlüsse |
10 Jahre |
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Lageberichte |
10 Jahre |
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Leasing-Unterlagen |
6 Jahre |
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Lieferscheine |
10 Jahre |
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Liquidationsunterlagen |
10 Jahre |
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Lohnberechnungen |
6 Jahre |
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Lohnkonten |
10 Jahre |
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Mahn- und Vollstreckungsunterlagen |
6 Jahre |
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Meldungen zur Krankenkasse |
6 Jahre |
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Miet- / Pachtunterlagen |
6 Jahre |
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Nutzflächenberechnungen |
10 Jahre |
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Patent- / Lizenz – Unterlagen |
6 Jahre |
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PE-Belege |
10 Jahre |
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Preislisten (als Kalkulationsunterlage) |
6 Jahre |
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Preislisten (als Bewertungsunterlage) |
10 Jahre |
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Primanoten |
10 Jahre |
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Protokolle (Gesellschafterversammlung) |
10 Jahre |
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Provisionsabrechnungen |
10 Jahre |
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Prozessunterlagen |
10 Jahre |
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Quittungen |
10 Jahre |
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Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen von Unternehmern) |
10 Jahre |
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Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (Nicht-Unternehmer als Leistungsempfänger) |
2 Jahre |
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Rechnungsabgrenzungen |
10 Jahre |
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Reports steuerlicher Relevanz (z.B. bei SAP) |
10 Jahre |
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Reisekostenabrechnungen |
10 Jahre |
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Repräsentationsnachweise |
10 Jahre |
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Rückstellungsunterlagen |
10 Jahre |
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Sachkonten |
10 Jahre |
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Schlussrechnungen |
10 Jahre |
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Schriftwechsel |
6 Jahre |
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Skonto- / Bonusunterlagen |
10 Jahre |
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Spendenbescheinigungen |
6 Jahre |
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Stornobelege |
10 Jahre |
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Transportunterlagen |
6 Jahre |
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Überweisungen |
10 Jahre |
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Umbuchungsbelege |
10 Jahre |
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Umwandlungsunterlagen |
6 Jahre |
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Verrechnungskonten |
10 Jahre |
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Verrechnungspreis-Unterlagen |
10 Jahre |
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Versicherungsunterlagen |
6 Jahre |
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Verträge |
6 Jahre |
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Vollmachten |
6 Jahre |
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Wareneingangs- /-ausgangsbücher |
10 Jahre |
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Wertberichtigungen |
10 Jahre |
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Wertpapierunterlagen |
10 Jahre |
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Zahlungsbelege |
10 Jahre |
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Zinsberechnungsunterlagen |
6 Jahre |
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Zollbelege |
6 Jahre |
