Auslagenersatz
§ 3 Nr. 50 EStG
Der steuerfreie Auslagenersatz gewinnt zunehmend an Bedeutung und ist auf die ausdrücklich im Gesetz geregelten Fälle beschränkt. Hierbei handelt es sich um in der Vergangenheit gemachte Aufwendungen durch den Arbeitnehmer (für Rechnung des Arbeitgebers), die der Arbeitgeber nachträglich ersetzt.
Steuerfreier Auslagenersatz liegt unter folgenden Bedingungen vor:
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die Ausgaben werden für Rechnung des Arbeitgebers getätigt
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der Arbeitnehmer kann dazu sowohl im eigenen Namen als auch im Namen des Arbeitgebers auftreten
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über die Ausgaben muss im Einzelnen abgerechnet werden
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der Arbeitnehmer darf an den Aufwendungen kein eigenes Interesse haben
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der Arbeitnehmer darf durch die Ersatzleistung nicht bereichert werden
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das Risiko der Aufwendungen liegt beim Arbeitgeber.
Beispiele
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Kosten für ein geschäftliches Telefonat außerhalb des Betriebes
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Kundenbewirtung durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
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Kundengeschenke im Auftrag des Arbeitgebers
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Ersatz der Kosten für ein berufliches Zweittelefon in der Wohnung des Arbeitnehmers
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Kostenersatz für ein beruflich genutztes Autotelefon
Vom Arbeitgeber pauschal gezahlter Auslagenersatz ohne Einzelnachweis ist grundsätzlich Arbeitslohn (R 3.50 LStR). Hiervon ausgenommen sind allerdings solche Beträge, bei denen die Ausgaben nicht vom Ermessen des Arbeitnehmers abhängen, ihre zweckgebundene Verwendung sichergestellt ist und durch die Pauschalzahlung der tatsächlich entstehende Aufwand erfahrungsgemäß nicht überstiegen wird.
Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz
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pauschale Zuwendung von 13 EUR monatlich an Baustellenleiter zur Abgeltung kleinerer Ausgaben (BFH, 21.08.1959, DB 1959, 1129)
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Ermittlungsauslagen von 10 EUR monatlich bei Privatdetektiven
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Auslagenpauschale in Höhe von 10,23 EUR für Steuerfahnder
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Waschgeld bei Kaminkehrern
Beispiele für steuerpflichtigen Auslagenersatz
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pauschaler Bürokostenzuschuss für das benötigte Arbeitszimmer des Arbeitnehmers (FG Hamburg, 26.02.2001 – II 718/99, EFG 2001, 875 – hiergegen ist beim BFH unter VI R 48/01 ein Revisionsverfahren anhängig);
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Wagenpflegepauschale (BFH, 26.07.2001 – VI R 122/98, BStBl II 2001, 844)
Während dies regelmäßig nur bei kleineren Beträgenbis zu 16 EUR je Monat unstrittig war, kann pauschaler Auslagenersatz nach derzeit herrschender Auffassung ausnahmsweise auch bei höheren Beträgen steuerfrei bleiben, wenn der Aufwand regelmäßig wiederkehrt und die pauschal gezahlten Beträge im Wesentlichen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen. Insoweit folgt R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR dem BFH, 21.08.1995 – VI R 30/95, BStBl II 1995, 906. Die Höhe der regelmäßig anfallenden Aufwendungen, die durch den pauschalen Auslagenersatz abgegolten werden sollen, sind im Einzelfall zumindest für einen repräsentativen Zeitraum nachzuweisen.
Als repräsentativen Zeitraum sehen die LStR einen Zeitraum von 3 Monaten vor (R 3.50 Abs. 2 LStR). Die für diesen Zeitraum ermittelten durchschnittlichen Aufwendungen können dann solange pauschal steuerfrei gezahlt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.
Beispiel:
Der Arbeitgeber zahlt seinem als Musiker beschäftigten Arbeitnehmer seit Jahren pauschal 100 EUR / Monat als Auslagenersatz für den Bedarf an Saiten, Rohren, Blättern und Noten. Die Aufwendungen des Arbeitnehmers liegen durchschnittlich auch bei ca. 100 EUR monatlich.
Lösung
Da es sich bei den Erstattungen um laufende Aufwendungen des Arbeitnehmers im Interesse des Arbeitgebers handelt, keine nicht geringwertigen Wirtschaftsgüter angeschafft werden und die Aufwendungen des Arbeitnehmers durchschnittlich in Höhe der Pauschalabgeltung anfallen, kann diese gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei bleiben.
Praxistipp:
Ersetzt der Arbeitgeber aufgrund einer tarifvertraglichen Verpflichtung dem als Orchestermusiker beschäftigten Arbeitnehmer die Kosten der Instandsetzung des dem Arbeitnehmer gehörenden Musikinstruments, so handelt es sich dabei um steuerfreien Auslagenersatz (BFH, 28.03.2006 – VI R 24/03, BStBl II 2006, 473).
Hinweis:
Pauschaler Auslagenersatz dürfte danach z.B. auch beim Ersatz laufender Aufwendungen für Büromaterial bei Heimarbeitern oder bei Außendienstmitarbeitern möglich sein.
Praxistipp:
Um Probleme im Rahmen einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich in diesen Fällen, eine Anrufungsauskunft gem. § 42e EStG beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt zu stellen.
Hinweis:
Zahlungen ohne Einzelabrechnung:Das FG Brandenburg hat den Geschäftsführern einer GmbH Zahlungen als steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet. Die Geschäftsführer hatten Kassenbelege über 10.000 EUR erstellt, um hiermit größere Geschenke einzukaufen. Mit diesen Geschenken sollten Geschäftskunden „geschmiert“ werden, um Aufträge zu erhalten. Obwohl die GmbH diese Zahlungen als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben buchte, sahen die Richter hierin steuerpflichtigen Arbeitslohn. Nach Ansicht der Richter liegt steuerfreier Auslagenersatz nur vor, wenn über die Gelder einzeln abgerechnet wird (FG Brandenburg, 02.12.1996 – 5 V 1368/96).
