Auswärtstätigkeit
§ 9 EStG
R 9.4 LStR
Inhaltsübersicht
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1. Allgemeines
Es wird von einem einheitlichen Oberbegriff „Auswärtstätigkeit“ gesprochen und nicht mehr wie früher zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird (R 9.4 Abs. 2 LStR).
2. Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte (bis 2013)
Bis 2013 maßgebend ist, ob der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte folgt der Rechtsprechung (R 9.4 Abs. 3 LStR). Ab 2014 maßgebend ist das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte (s. Abschnitt 3 dieses Stichwortes).
Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte.
Der BFH hat mit Urteilen vom 09.06.2011 – VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09 – entschieden, der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit könne nur an einem Ort liegen, selbst wenn der Arbeitnehmer fortdauernd und immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht. Ein Arbeitnehmer, der in verschiedenen Filialen wechselnd tätig ist, übe eine Auswärtstätigkeit (ohne regelmäßige Arbeitsstätte) aus, wenn keine der Tätigkeitsstätten eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber den anderen Tätigkeitsorten hat. Im Übrigen werde der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte i.S.d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG. Die Urteile werden von der Finanzverwaltung angewendet (BMF, 15.12.2011 – IV C 5 – S 2353/11/10010).
In der Regel ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der dienstrechtlichen / arbeitsvertraglichen Festlegungen
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einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder
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in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers
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arbeitstäglich,
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je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder
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mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognoseentscheidung).
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Wird im Einzelfall hiervon abweichend geltend gemacht, dass entsprechend den Grundsätzen der oben genannten Entscheidungen des BFH eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (sog. Escape-Klausel).
2.1 Regelmäßige Arbeitsstätte beim Arbeitgeber
Beispiel:
Die Außendienstmitarbeiter kamen 2013 jeden Freitag nachmittag von 14.00 Uhr bis 16.00 Uhr zu einer Besprechung in den Betrieb. Mitarbeiter M fährt am Freitag 8:00 Uhr zuerst zu Kunden dann zur Arbeitsstätte und ist um 17:00 Uhr wieder zuhause.
Lösung:
Die Außendienstmitarbeiter haben im Betrieb des Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie diesen nur kurzzeitig aufsuchen.
Beispiel:
Ein Außendienstmitarbeiter kam 2013alle 14 Tage zur Besprechung in den Betrieb des Arbeitgebers.
Lösung:
Der ArbN hat im Betrieb keine regelmäßige Arbeitsstätte. Die Fahrt dorthin ist eine Auswärtstätigkeit.
Beispiel:
Busfahrer B fährt jeden Morgen zum Busdepot, um seine tägliche Linien-Fahrt aufzunehmen.
Lösung:
Das Depot ist keine regelmäßige Arbeitsstätte.
Beispiel:
Ein Monteur repariert i.d.R. die Geräte im Betrieb der Kunden. Allerdings ist er jeden Freitag von Dienstbeginn 8.00 Uhr bis Dienstschluss in der Firma um 14.00 Uhr ausschließlich in der Werkstatt des Arbeitgebers tätig.
Lösung:
Der Betrieb stellt ggf. eine regelmäßige Arbeitsstätte dar, da der Arbeitnehmer dort einen ganzen Arbeitstag je Woche, wenn auch nur für 6 Stunden, tätig wird.
Wird vom Stpfl. aber begründet vorgetragen, dass der Schwerpunkt sich im Außendienst befindet, liegt bis 2013 keine regelmäßige Arbeitsstätte vor.
Beispiel:
Ein Auslieferungsfahrer har 2013 regelmäßig in der Woche ca. 12 Stunden im Betrieb gearbeitet (Einladen/Ausladen etc.).
Lösung:
Der Betrieb stellt m.E. keine regelmäßige Arbeitsstätte dar, da der Arbeitnehmer dort zwar im Betrieb insges. mind. 20 % der Arbeitszeit verbringt, der Schwerpunkt der Tätigkeit aber gleichwohl im Außendienst liegt.
2.2 Regelmäßige Arbeitsstätte in einer außerbetrieblichen Einrichtung
Betriebliche Einrichtungen eines Kunden des Arbeitgebers sind unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßigen Arbeitsstätten seiner Arbeitnehmer, wenn die Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses zu ihrem Arbeitgeber mit wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen müssen (R 9.4 Abs. 3 LStR).
Beispiel:
Das Reinigungsunternehmen aus Münster stellt lt. Arbeitsvertrag für die Betreuung eines Objekts in Dortmund eine Reinigungskraft ein.
Lösung:
Das Objekt in Dortmund stellt für die Reinigungskraft keine regelmäßige Arbeitsstätte dar, auch wenn sie dort dauerhaft tätig wird. Die betriebliche Einrichtung des Kunden des Arbeitgebers kann bis 2013 unabhängig von der Dauer des Einsatzes nur dann eine regelmäßige Arbeitsstätte sein, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt (BFH, 13.06.2012 – VI R 47/11).
Beispiel:
Das Reinigungsunternehmen aus Münster stellt eine Reinigungskraft ein. Die Arbeitnehmerin muss damit rechnen, immer wieder an einem anderen Ort eingesetzt zu werden. Zunächst wurde sie ab 1.1.2013 in einem Objekt in Dortmund eingesetzt.
Lösung:
Das Objekt kann auch hier nicht als regelmäßige Arbeitsstätte angesehen werden.
Hinweis:
Die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers ist keine regelmäßige Arbeitsstätte i.S.d. § 9 EStG. Dies gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Kunden des Arbeitgebers längerfristig eingesetzt ist (BFH, 10.07.2008 – VI R 21/07 zu einem Fortbildungsfall sowie BFH, 09.07.2009 – VI R 21/08, BStBl II 2009, 822; BFH, 13.06.2012 – VI R 47/11 BStBl II 2013, 169). Auch bei einem längerfristigen Einsatz beim Kunden stehe die dortige Tätigkeit unter einem dem Einfluss des Arbeitnehmers entzogenen Vorbehalt, dass die vom Arbeitsverhältnis unabhängige Vertragsbeziehung zwischen Arbeitgeber und Kunde Bestand hat (BFH, 09.07.2009 – VI R 42/08). Die Finanzverwaltung wendet die Rechtsprechung an (BMF, 21.12.2009 – IV C 5 – S 2353/08/10010).
Ein Leiharbeitnehmer verfügt typischerweise nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte (BFH, 17.06.2010 – VI R 35/08 sowie BFH, 13.06.2012 – VI R 47/11, BStBl II 2013, 169).
2.3 Mehrere regelmäßige Arbeitsstätten
Der BFH hat mit Urteilen vom 09.06.2011 – VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09 – entschieden, der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit könne nur an einem Ort liegen, selbst wenn der Arbeitnehmer fortdauernd und immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht. Ein Arbeitnehmer, der in verschiedenen Filialen wechselnd tätig ist, übe eine Auswärtstätigkeit (ohne regelmäßige Arbeitsstätte) aus, wenn keine der Tätigkeitsstätten eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber den anderen Tätigkeitsorten hat. Im Übrigen werde der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte i. S. d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG. Die Rechtsprechung ist von der Finanzverwaltung anzuwenden (BMF, 15.12.2011 – IV C 5 – S 2353/11/10010).
Beispiel:
Bankkaufmann B wird lt. Arbeitsvertrag vier Tage in der Woche in der Filiale 1 und einen Tag in der Woche in der Filiale 2 eingesetzt.
Lösung:
Filiale 1 ist als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Bei den Fahrten zur Filiale 2 handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit.
Beispiel:
Filialleiter F ist für drei Filialen verantwortlich. In der Filiale 1 hat er sein Büro, von dem aus auch Arbeiten für die Filialen 2 und 3 erledigt werden.
Lösung:
Filiale 1 ist wohl als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Kann glaubhaft gemacht werden, dass kein Schwerpunkt in einer Filiale auszumachen ist, hat F keine regelmäßige Arbeitsstätte.
2.4 Weiträumiges Arbeitsgebiet
Bei einem weiträumigen Arbeitsgebiet (größere zusammenhängende Werksgelände wie z.B. Flughafengelände, Klinikgelände) ist bis 2013 von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen. Ein weiträumiges zusammenhängendes Arbeitsgebiet liegt aber nicht schon deshalb vor, weil der Arbeitnehmer ständig in einem Hafengebiet, Gemeindegebiet, im Bereich einer Großstadt oder in einem durch eine Kilometergrenze bestimmten Arbeitsgebiet an verschiedenen Stellen tätig wird. Es entspricht ständiger Rechtsprechung des BFH, dass ein größeres, räumlich geschlossenes Gebiet als regelmäßige Arbeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (und damit beim Verpflegungsmehraufwand als Tätigkeitsmittelpunkt i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG) in Betracht kommt, wenn es sich um ein zusammenhängendes Gelände des Arbeitgebers handelt, auf dem der Arbeitnehmer auf Dauer und mit einer gewissen Nachhaltigkeit tätig wird. Unter diesen Voraussetzungen kann auch ein Werksgelände eine großräumige (regelmäßige) Arbeitsstätte bzw. einen Tätigkeitsmittelpunkt darstellen (BFH, 18.06.2009 – VI R 61/06, DStRE 2009, 1228). Ein weiträumiges Arbeitsgebiet ohne jede ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, wie etwa ein ausgedehntes Waldgebiet, ist gem. BFH-Urteil vom 17.06.2010 – VI R 20/09, DStR 2010, 2392 keine regelmäßige Arbeitsstätte.
3. Erste Tätigkeitsstätte (ab 2014)
Im Mittelpunkt der Neuregelungen des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 steht die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt (§ 9 Abs. 4 EStG). Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG).
Die Bestimmung der ersten Tätigkeitstätte bestimmt sich nicht mehr nach dem Mittelpunkt/Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit. Insoweit ist die unter 2. beschriebene BFH-Rechtsprechung ab 2014 schon wieder überholt.
Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. Voraussetzung ist zudem, dass der Arbeitnehmer in einer der in § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG genannten ortsfesten Einrichtungen dauerhaft tätig werden soll. Der Arbeitgeber hat also weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten.
Vgl. im Einzelnen Stichwort „Erste Tätigkeitsstätte“.
4. Vorübergehende Auswärtstätigkeit an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers
Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. auf höchstens vier Jahre befristete Abordnung) z.B. an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR).
Beispiel:
Arbeitnehmer A wird für ein vier Jahre dauerndes Projekts an ein Tochterunternehmen entsandt.
Lösung:
Es handelt sich um eine Auswärtstätigkeit.
5. Fahrtkosten
Für den Abzug der Fahrtkosten findet sich ab 2014 erstmals in § 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4a EStG eine gesetzliche Grundlage. Bei beruflich veranlassten Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder Familienheimfahrten sind, können die Fahrtkosten mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen berücksichtigt werden.
Der pauschal berücksichtigungsfähige Kilometersatz entspricht dabei dem für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Betrag. Wird der pauschale Kilometersatz angesetzt, ist eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten entbehrlich. Bei der Nutzung eines Kfz können dabei bis 2013 und auch ab 2014 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden.
| Fahrzeug | Pauschaler Kilometersatz (EUR pro gefahrenen km) bis 2013 | Pauschaler Kilometersatz (EEU pro gefahrenen km) ab 2014 |
| Kraftwagen (Pkw) | 0,30 EUR | 0,30 EUR |
| Motorrad/Motorroller | 0,13 EUR | 0,20 EUR |
| Moped/Mofa | 0,08 EUR | 0,20 EUR |
| Fahrrad | 0,05 EUR | 0,00 EUR |
Beispiel:
Arbeitnehmer X mit Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte in Dortmund wird ab 01.03. bis 30.11. vorübergehend in Bielefeld in einer Betriebsstätte eingesetzt und fährt täglich von seiner Wohnung nach Bielefeld (einfache Entfernung 80 km).
Lösung:
X kann für die gesamte Zeit von seinem Arbeitgeber arbeitstäglich 2 x 80 km x 0,30 EUR steuerfrei erstattet bekommen.
Es können unabhängig von der Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle die tatsächlichen Fahrtkosten bzw. bei Fahrten mit eigenem PKW 0,30 EUR je gefahrenen km berücksichtigt werden.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer mit Wohnung in Duisburg, der keine regelmäßige Arbeitsstätte hat, da er dauernd auf wechselnden Einsatzstellen eingesetzt wird, ist ab 01.06. bis voraussichtlich 31.03. des Folgejahres auf einer Baustelle in Mülheim eingesetzt. Er fährt arbeitstäglich mit seinem PKW zu der Baustelle (einfache Entfernung zu seiner Wohnung 20 km).
Lösung:
Der Arbeitgeber kann arbeitstäglich während der gesamten Auswärtstätigkeit 2 x 20 km x 0,30 EUR steuerfrei erstatten.
Soweit die Fahrten von der Wohnung ständig zu einem gleich bleibenden Treffpunkt außerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung führen, lehnte die Finanzverwaltung lange Zeit den steuerfreien Ersatz bzw. den Werbungskostenabzug nach Reisekostengrundsätzen ab und setzte für die Wege zwischen Wohnung und Treffpunkt (lediglich) die Entfernungspauschale an (BFH-Urteil, 11.07.1980 – VI R 119/77, BStBl II 1980 S. 653). Nach den BFH-Grundsätzen war diese Auffassung so nicht mehr haltbar. Für die Fahrt zum Treffpunkt kann bis 2013 daher nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden.
Ab 2014 wird über eine gesetzliche Regelung wieder ggf. nur der Ansatz der Entfernungspauschale zugelassen. Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, hat er aber nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen, sind die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG lediglich mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen.
Beim BVerfG war zur Berücksichtigung eines höheren Kilometersatzes als 0,30 EUR/km eine Verfassungsbeschwerde anhängig (Az.: 2 BvR 1008/11). Diese richtete sich gegen den BFH-Beschluss vom 15.03.2011 – VI B 145/10. Die beim BVerfG eingereichte Verfassungsbeschwerde (2 BvR 1008/11) wurde jedoch nicht angenommen (Beschluss v. 20.08.2013).
6. Verpflegungsmehraufwendungen
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit erstatten – allerdings grundsätzlich nur drei Monate.
Entscheidend für die Höhe des Pauschbetrags ist die Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ab 2014 seiner ersten Tätigkeitsstätte an dem jeweiligen Kalendertag. Bei inländischen Auswärtstätigkeiten gelten bis 2013 folgende Beträge (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG):
Reisedauer (Dauer der Abwesenheit) Pauschbetrag
24 Stunden: 24 EUR
Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 12 EUR
Weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 6 EUR.
Ab 2014 sind folgende Pauschbeträge anzusetzen (§ 9 Abs. 4a EStG):
24 EUR bei Abwesenheit von 24 Stunden
12 EUR bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. an An –und Abreisetagen, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet.
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, für ein Frühstück um 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils um 40% der für einen vollen Kalendertag maßgebenden Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 9 EStG). Vgl. Stichwort Verpflegungsmehraufwand.
Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag – bei zwischenzeitlichem Aufsuchen seiner Wohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ersten Tätigkeitsstätte – mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen.
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten länderunterschiedliche Auslandstagegelder, die hinsichtlich der zeitlichen Abwesenheitsdauer ebenso wie die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland gestaffelt sind und im BStBl I veröffentlicht werden. Für die in der amtlichen Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Satz 2 LStR). Für die Auslands-Pauschbeträge für 2012 vgl. BMF, 08.12.2011 – IV C 5 – S 2353/08/10006: 002; für 2013 vgl. BMF, 17.12.2012 – IV C 5 – S 2353/08/10006:003. Zu den Auslandspauschbeträgen ab 2014 vgl. BMF, 11.11.2013 – IV C 5 – S 2353/08/10006:004, BStBl I 2013, 1467.
Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 LStR).
Die Dreimonatsfrist ist nur anzuwenden, wenn es sich um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt; dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.
Beispiel:
Ein Angestellter ist grundsätzlich in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Aachen tätig. Für einen Zeitraum von fünf Monaten muss er montags und freitags in einer weiteren Niederlassung in Köln-Porz arbeiten, da dort mehrere Arbeitnehmer erkrankt sind. Er fährt um 8 Uhr von zuhause nach Köln-Porz und ist um 17 Uhr wieder zuhause.
Lösung:
Jeder Arbeitstag in Köln-Porz stellt eine neue Auswärtstätigkeit dar. Da die Abwesenheit vom Betrieb in Aachen und von zuhause mehr als 8 Stunden beträgt, können für den gesamten fünfmonatigen Zeitraum für jeden Arbeitstag in Köln-Porz Verpflegungsmehraufwendungen von 6 EUR (ab 2014 = 12 EUR) als Werbungskosten berücksichtigt bzw. steuerfrei ersetzt werden.
Beispiel:
Monteur M aus Dortmund, der keine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers hat, weil er nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeitet, ist vom 14.05. bis 20.09. an jedem Arbeitstag (täglich) auf einer Baustelle in Dresden tätig.
Lösung:
Der Arbeitgeber kann nur drei Monate lang bis zum 13.08. steuerfreie Verpflegungspauschbeträge erstatten, da die öfter als zwei Tage in der Woche aufgesuchte Baustelle dieselbe Tätigkeitsstätte ist.
Eine Dreimonatsfrist läuft nur bei „derselben“ Auswärtstätigkeit. Bei einem Wechsel der Auswärtstätigkeit beginnt eine andere, auf diesen Einsatz bezogene neue Dreimonatsfrist.
Bei Auswärtstätigkeiten auf Fahrzeugen oder Schiffen läuft eine Dreimonatsfrist nicht, da es sich bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder Schiff nicht um „dieselbe Auswärtstätigkeit“ handelt.
Beispiel:
Busfahrer B ist für fünf Monate auf der Linie 7 eingesetzt. Er übernimmt das Fahrzeug jeden Morgen auf dem Betriebshof des Arbeitgebers, der keine erste Tätigkeitsstätte ist, verlässt seine Wohnung gegen 6:30 Uhr und kehrt gegen 15:30 Uhr nach Hause zurück.
Lösung:
B hat für den gesamten Zeitraum von fünf Monaten Anspruch auf den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 6 EUR (ab 2014 12 EUR), da seine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit täglich beginnt und endet. Die Dreimonatsfrist findet hier keine Anwendung.
7. Übernachtungskosten
Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR). Für die Auslands-Pauschbeträge für 2012 vgl. BMF, 08.12.2011 – IV C 5 – S 2353/08/10006: 002; für 2013 vgl. BMF, 17.12.2012 – IV C 5 – S 2353/08/10006:003. Zu den Auslandspauschbeträgen ab 2014 vgl. BMF 11.11.2013 – IV C 5 – S 2353/08/10006:004, BStBl I 2013, 1467.
Der Pauschbetrag bleibt auch dann steuerfrei, wenn tatsächlich geringere Übernachtungskosten angefallen sind. Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags ist damit auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer ohne tatsächlich entstehende Übernachtungskosten privat übernachtet.
Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR).
Beim Werbungskostenabzug entfällt bereits ab 2008 ein pauschaler Ansatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen. Sie können – wie zuvor bereits Aufwendungen für eine Übernachtung im Inland – nur noch mit den tatsächlich entstandenen Beträgen als Werbungskosten berücksichtigt werden (R 9.7 Abs. 2 LStR).
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer aus Dresden ist für seinen Arbeitgeber vier Wochen (= 28 Übernachtungen) in Warschau tätig. Die Übernachtungen werden nicht einzeln nachgewiesen.
Möglicher steuerfreier Arbeitgeberersatz für 2014: 28 Übernachtungen x 105 EUR = 2.940 EUR; Werbungskostenabzug: 0 EUR.
Bei der Mitnahme von Angehörigen anlässlich einer Auswärtstätigkeit werden die Übernachtungskosten ggf. nur anteilig berücksichtigt (R 9.7 Abs. 1 LStR 2011).
Ab 2014 werden die tatsächlichen Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland auf monatlich 1.000 EUR gedeckelt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Vgl. Stichwort Übernachtungskosten.
8. Zusammenfassung Reisekosten
| Kostenart | Zu berücksichtigen |
| Fahrtkosten | Zeitlich unbegrenzt für Dauer der Auswärtstätigkeit: Tatsächliche Aufwendungen oder km-Pauschale (0,30 EUR/km bei PKW) |
| Verpflegung | Nur für 3 Monate pauschale Verpflegungsmehraufwendungen Sonderfall: Aufsuchen der auswärtigen Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen/Woche |
| Übernachtungskosten | Zeitlich unbegrenzt für Dauer der Auswärtstätigkeit: a) WK-Abzug nur tatsächliche Kosten b) Steuerfreiheit: – bei Auslandsreisen ggf. Pauschalen für 2014 lt. BMF, 11.11.2013 – IV C 5 – S 2353/08/10006:004, BStBl I 2013, 1467 – bei Inlandsreisen Pauschalen 20 EUR täglich möglich |
9. Telefonkosten
Kosten für Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche Dauer anfallen, können nach dem BFH-Urteil vom 05.07.2012 – VI R 50/10 – berücksichtigt werden.
