ELStAM

1. Abschaffung der Papierlohnsteuerkarte

Bereits im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2008 wurde durch die Regelung des § 39e EStG die gesetzgeberische Grundentscheidung getroffen, die Lohnsteuerkarte, wie sie seit 1925 im Einsatz ist, durch ein elektronisches Verfahren (ElsterLohn II) abzulösen. Schon für Kalenderjahre ab 2004 werden die Eintragungen auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte elektronisch von den Arbeitgebern an die Finanzverwaltung übermittelt (elektronische Lohnsteuerbescheinigung gem. § 41b EStG, ElsterLohn I).

Künftig sollen die Besteuerungsmerkmale der Vorderseite der Lohnsteuerkarte als sog. Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (kurz: ELStAM) elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Gemeinden haben daher im Herbst 2009 letztmalig eine Papierlohnsteuerkarte für das Kalenderjahr 2010 gedruckt und an die Arbeitnehmer übermittelt.

2. Einführung ELStAM

Der vollständige Umstieg auf das elektronische Verfahren ist für 2013 vorgesehen. Arbeitgeber müssen spätestens mit der letzten Lohnabrechnung in 2013 auf ELStAM umsteigen.

Mit dem neuen Verfahren werden die bisher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragenen Besteuerungsgrundlagen für den Lohnsteuerabzug von der Finanzverwaltung elektronisch zentral verwaltet und den Arbeitgebern elektronisch zum Abruf zur Verfügung gestellt.

Hierfür wurde beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Datenbank eingerichtet, in der die für das Lohnsteuerabzugsverfahren benötigten Daten vorgehalten werden. Unter der dort gespeicherten steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers (§ 139b AO) werden die für das Lohnsteuerabzugsverfahren erforderlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale abgelegt und verwaltet. Aus der Verknüpfung von Identifikationsnummer und Lohnsteuerabzugsmerkmalen entsteht eine elektronische Lohnsteuerkarte.

Zum Aufbau dieser Datenbank liefern alle Meldebehörden ihren relevanten Meldedatenbestand an das BZSt.

Der Arbeitnehmer teilt seinem Arbeitgeber – soweit nicht bereits bekannt – neben der Information, ob dieser sein Hauptarbeitgeber ist, nur noch sein Geburtsdatum und seine Identifikationsnummer mit. Der Arbeitgeber ruft die ELStAM authentifiziert über das ElsterOnlinePortal ab, übernimmt die Daten in das Lohnkonto und weist sie in der Lohnabrechnung aus. Eine Registrierung wird i.d.R. schon bestehen, da dieser Weg für die Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen bereits gesetzlich vorgeschrieben ist.

Der Arbeitgeber soll nach der Einführung des Verfahrens die erstmals gebildeten ELStAM unverzüglich aus der Datenbank abrufen und diese dem Arbeitnehmer in der Gehaltsabrechnung mitteilen. Mit der Übermittlung der Lohnabrechnung sollen diese an den Arbeitnehmer als bekannt gegeben gelten.

3. Zuständigkeitswechsel auf das Finanzamt zum 01.01.2011

Mit der Ablösung der Papierlohnsteuerkarte durch ein elektronisches Verfahren ist ein Wechsel von Zuständigkeiten von der Gemeinde auf das Finanzamt verbunden. Dazu gehören u.a. sämtliche Änderungen von Steuerklassen und Eintragungen zu Kindern unter 18 Jahren. Der Kontakt des Bürgers zu den Gemeinden entfällt insoweit.

Der Zuständigkeitswechsel erfolgte für Änderungen und Eintragungen, die ab dem 01.01.2011 wirksam werden.

Beispiel:

4. Übergangsregelungen

Die letztmalig für das Kalenderjahr 2010 ausgestellte Lohnsteuerkarte ist mit allen Eintragungen auch für den Veranlagungszeitraum 2011 und 2012 bzw. ggf. zunächst in 2013 gültig.

Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 nicht wie bisher am Jahresende vernichten, sondern muss die darauf enthaltenen Eintragungen (z.B. Freibeträge) auch für den Lohnsteuerabzug im Jahr 2011, 2012 und ggf. 2013 zugrunde legen.

Änderungen der Eintragungen (z.B. erstmalige Eintragung von Freibeträgen und/oder deren Änderungen) werden vom Finanzamt auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragen (§ 52b Abs. 2 EStG), solange der Arbeitgeber noch das Papierverfahren nutzt.

Entwicklung: Lohnsteuerkarten – ELStAM

Zeitraum	Entwicklung
bis 2010	Ausstellung Lohnsteuerkarte noch durch Gemeinde bis 2010
2011 / 2012	Lohnsteuerkarte 2010 gilt weiter auch für 2011 und 2012; Schaffung von Übergangsregelungen
ab 2013	endgültige Abschaffung der Lohnsteuerkarte; Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELSTAM (Verfahren ElsterLohn II)

Hinweis:

Praxistipp:

5. Ersatzverfahren für Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte

Benötigt eine Arbeitnehmerin / ein Arbeitnehmer erstmalig eine Lohnsteuerkarte, stellt das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (sog. Ersatzbescheinigung) aus (§ 52 Abs. 3 EStG). Dies gilt auch bei der Aufnahme weiterer Beschäftigungsverhältnisse. Es ist unerheblich, ob eine Lohnsteuerkarte 2010 gar nicht ausgestellt war, z.B. weil der Arbeitnehmer in 2010 nicht berufstätig war, oder ob die ursprünglich vorhandene Karte nachträglich nicht mehr vorliegt, z.B. weil sie abhanden gekommen ist. Das Ersatzverfahren ist auch anzuwenden, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 irrtümlich an das Finanzamt übersandt oder vernichtet hat.

6. Übergangsjahr 2013, solange der Arbeitgeber noch nicht auf ELStAM umgestiegen ist

Nur, wenn dem Arbeitgeber die aktuellen Informationen vorliegen, kann er die Lohnsteuer richtig berechnen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Arbeitgeber zu informieren. Grundsätzlich kann das im Herbst 2011 versandte Informationsschreiben des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab 01.01.2012 dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses vorgelegt werden. Stimmen die Angaben im Informationsschreiben aber nicht oder soll ein neu beantragter Freibetrag berücksichtigt werden, sollte dem Arbeitgeber ein vom Finanzamt auszustellender Ausdruck der ab 2013 gültigen ELStAM vorgelegt werden.

Praxistipp:

7. Sonderregelung für Auszubildende bis zum Umstieg auf ELStAM

Ausgenommen vom Ersatzbescheinigungsverfahren sind ledige, unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die ein Ausbildungsdienstverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen ohne vorgelegte Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung die Steuerklasse I unterstellen (§ 52b Abs. 4 EStG).

Die Anwendung der Vereinfachungsregelung durch den Arbeitgeber setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber neben seiner Identifikationsnummer und seinem Geburtstag auch die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilt und schriftlich bestätigt, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Arbeitnehmers als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

Beispiel:

Kommt die Steuerklasse I nicht in Betracht, kann der Auszubildende beim Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen.

8. Einführungs-/Übergangsjahr 2013

Mit dem Beitreibungsrichtlinien-Umsetzungsgesetz ist die Ermächtigungsgrundlage geschaffen worden, den erstmaligen Einsatz der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und den Zeitpunkt des erstmaligen Abrufs der Merkmale durch den Arbeitgeber (Starttermin) in einem BMF-Schreiben zu regeln.

Nach dem Starttermin hat der Arbeitgeber oder sein Vertreter (§ 39e Abs. 4 Satz 6 EStG) die ELStAM für die auf den Starttermin folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen. Für den Abruf hat sich der Arbeitgeber zu authentifizieren und die Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teils des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird, sowie die Identifikationsnummer und den Tag der Geburt des Arbeitnehmers mitzuteilen. Der Arbeitgeber hat die ELStAM in das Lohnkonto zu übernehmen und gemäß der übermittelten zeitlichen Gültigkeitsangabe anzuwenden. Der Arbeitgeber hat die übermittelten ELStAM in der Lohnabrechnung auszuweisen und dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der Lohnabrechnung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.

Das BMF hat das Kalenderjahr 2013 als Einführungszeitraum bestimmt. Damit wird insbesondere den Arbeitgebern ein längerer Umstellungszeitraum auf das ELStAM-Verfahren angeboten, um auch eventuelle technische und organisatorische Probleme, die bei einem gleichzeitigen Einstieg aller Arbeitgeber zu einem festen Termin entstehen könnten, zu vermeiden. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abzurufen und anzuwenden hat. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist grundsätzlich verspätet. Diese Regelung bedeutet zudem, dass 2013 bundesweit zweispurig gefahren wird: Es wird sowohl das elektronische Verfahren als auch das Papierverfahren zur Anwendung kommen.

Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, können Arbeitgeber bis Ende 2013 weiterhin das Papierverfahren anwenden. Auf eine sofortige Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM kann ferner für einen 6-Monats-Zeitraum mit Zustimmung der Arbeitnehmer verzichtet werden, um etwa die Funktionsfähigkeit der eingesetzten Lohnabrechnungsprogramme zu sichern. Ferner ermöglicht diese Regelung, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die abgerufenen ELStAM zunächst zur Überprüfung mitteilen. Entsprechendes gilt, wenn Arbeitgeber die Daten nicht nur erstmals aufrufen, sondern zudem bereits erstmals den Lohnsteuerabzug mit ELStAM vornehmen und es zu Abweichungen mit den vorliegenden Papierbescheinigungen kommt.

Ein erstes Dienstverhältnis darf der Arbeitgeber während des Einführungszeitraums ferner nur anmelden, wenn ihm für den betreffenden Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung (Steuerklassen I bis V) vorliegt.

Bei unzutreffenden ELStAM, die auf vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen beruhen (z.B. Freibetrag aus dem Lohnsteuerermäßigungsverfahren, Steuerklassenkombination bei Ehegatten, Beantragung der Steuerklasse II), korrigiert das Finanzamt auf Veranlassung des Arbeitnehmers die ELStAM in der Datenbank. Daraufhin werden dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM zur Verfügung gestellt.

Beruhen die unzutreffend gebildeten ELStAM auf (fehlerhaften) Meldedaten, hat das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen und den Arbeitgeberabruf zu sperren. Diese Bescheinigung ist längstens bis zum 31.12.2014 gültig und kann nur berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitgeber daneben eine Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung vorliegt. Soweit für den Arbeitnehmer ein Freibetrag zu berücksichtigen ist, beschränkt sich die Gültigkeit der Bescheinigung auf ein Kalenderjahr. Die Bescheinigung wird durch die Finanzverwaltung nicht zurückgefordert, muss aber wie die sonstigen Papierbescheinigungen bis Ende 2014 zum Lohnkonto genommen werden.

9. Mitteilung der ELStAM

In § 52 Abs. 6 EStG ist geregelt, dass die Mitteilung der ELStAM – entsprechend den Regelungen für die Lohnsteuerkarte – eine gesonderte Feststellung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ist. Wegen der rechtlichen Bindungskraft für den Arbeitgeber und ihrer unmittelbaren rechtlichen Außenwirkung für den Lohnsteuerabzug stellt schon der Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber beim BZSt eine gesonderte Feststellung der Abzugsmerkmale durch das zuständige Finanzamt dar, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.

10. Härtefallregelung

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die ELStAM elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten. Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag eine Ausnahme vom neuen elektronischen Verfahren genehmigen. Diese Genehmigung wird jeweils (nur) für ein Jahr erteilt und muss somit jährlich neu beantragt werden. Das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs dann eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers.

11. Nicht meldepflichtige Personen

Für nicht meldepflichtige Personen, z.B. beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, wird die Identifikationsnummer nicht aufgrund eines Anstoßes durch die Meldebehörde vergeben. Soweit dem Arbeitnehmer nicht bereits eine Identifikationsnummer zugeteilt wurde, soll die Finanzverwaltung in Zukunft die Zuteilung einer Identifikationsnummer veranlassen. Bis zu einer Realisierung ist vorgesehen, dass das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Papierbescheinigung (Abzugsbescheinigung) als Grundlage für die Lohnsteuererhebung ausstellen wird. Damit die Finanzverwaltung die vom Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Verpflichtung übermittelte Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 2 Satz 1 und 2 EStG) maschinell zuordnen kann, benötigt sie auch für diesen Arbeitnehmerkreis ein Ordnungsmerkmal. Dies soll die sog. eTIN sein (§ 41b Abs. 2 Satz 1 und 2 EStG i.V.m. § 52b Abs. 7 EStG).

12. Rechte des Arbeitnehmers

Das Finanzamt teilt dem Arbeitnehmer (auf Anfrage) die bereitgestellten ELStAM mit. Der Bürger kann über das Finanzamt die Bereitstellung der ELStAM allgemein sperren lassen. Er kann auch die Bereitstellung für bestimmte Arbeitgeber freigeben (Positivliste) oder sie für bestimmte Arbeitgeber sperren lassen (Negativliste).

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer für Zwecke der Positivliste die Steuernummer der Betriebsstätte mitzuteilen oder des Teils des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird.

Hinweis:

Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber diese in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können Arbeitnehmer mit der Einführung des elektronischen Verfahrens über das ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de) einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal erforderlich. Darüber hinaus ist das Finanzamt Ansprechpartner des Arbeitnehmers, falls er Auskünfte über die gespeicherten ELStAM einholen möchte.

Nur die aktuellen Arbeitgeber sind berechtigt, die ELStAM abzurufen. Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt diese Berechtigung und der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich für diesen Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden. Diese Tätigkeiten können auch durch einen Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einen Dienstleister übernommen werden.

13. Abschließender Überblick

	Maßgebend für Lohnsteuerabzug 2013 im Papierverfahren	Anmerkung
Arbeitnehmer mit Beschäftigungsverhältnis schon vor 2011	Lohnsteuerkarte 2010	Ersatzbescheinigung, wenn Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte 2010 (mehr) hat.
Erstmalige Aufnahme einer Beschäftigung in 2013	Ersatzbescheinigung vom Finanzamt	Sonderfall s. Beginn eines Ausbildungsdienstverhältnisses
Schulabgänger beginnt in 2013 Ausbildung	Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung nicht erforderlich	Lohnsteuereinbehalt nach Steuerklasse I
Erstmalige Aufnahme einer Nebenbeschäftigung	Ersatzbescheinigung vom Finanzamt	Besteuerung nach Steuerklasse VI

Weitere Einzelheiten zum Lohnsteuerabzug im Jahr 2011 und zur Einführung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind dem BMF-Schreiben vom 05.10.2010 – IV C 5 – S 2363/07/0002-03 zu entnehmen. Zu Einzelheiten zum Übergangsjahr 2012 vgl. BMF, 06.12.2011 – IV C 5 – S 2363/07/0002-03, DStR 2011, 2408.
Das BMF hat außerdem zwei Entwürfe von BMF-Schreiben zur Einführung von ELStAM in 2013 im Internet eingestellt. Als Folge daraus, dass das parlamentarische Verfahren zum JStG 2013 zum Jahresbeginn 2013 noch nicht abgeschlossen war, hat das BMF ein Startschreiben zum erstmaligen Abruf und zur Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab 2013 veröffentlicht (BMF, 19.12.2012 – IV C 5 – S 2363/07/0002-03). Das JStG 2013 ist schließlich auch nicht realisiert worden, da der Bundestag dem Einigungsvorschlag des Vermittlungsausschusses nicht zugestimmt hat. Es wird erwartet, dass die Regelngen zu ELStAM in 2013 in ein neues Gesetzgebungsverfahren eingebracht werden.