GoBS

1.1 Erstellung der GoBS

Die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), Eschborn, ausgearbeitet worden. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Anwendung dieser Grundsätze Folgendes:

1.2 Entwicklung der GoBS aus den GoS

Durch die Grundsätze werden Fragen geklärt, die sich durch DV-gestützte Buchführungssysteme in Bezug auf die Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ergeben.

Mit der Anpassung an aktuelle und zukünftige Informationssysteme in den Unternehmen werden die vorher als „Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS)“ bezeichneten Leitlinien als „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) neu gefasst.

Die Entwicklungen der letzten Jahre im Bereich der Datenverarbeitung (DV) haben weiterhin zu einer veränderten Betrachtungsweise der DV-gestützten Buchführung geführt. Von wesentlicher Bedeutung ist dabei, dass die Unternehmensfunktion „Buchhaltung“ nicht mehr ohne weiteres eindeutig abgrenzbar ist. Durch den Einsatz integrierter DV-Systeme können „Buchhaltungsdaten“, die bereits in außerhalb der Abteilung „Buchhaltung“ vorgesehenen Arbeitsabläufen entstehen, unmittelbar in das Buchführungssystem einfließen, z.B. bei Betriebsdatenerfassung (BDE) und Datenübermittlung (z.B. Electronic Data Interchange – EDI). Derartige Verfahren im weiteren Sinne können somit Belegfunktion erlangen, wodurch sie dann ebenfalls den GoB und damit den Regeln der GoBS unterliegen.

2.1 Vorwort – Bemerkungen

2.2 Handels- und steuerrechtliche Grundlagen

Die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Buchführung, die auf Datenträgern geführt wird (DV-Buchführung), enthalten das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Nach § 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO können Handelsbücher oder Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entsprechen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme beschreiben die Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, wenn er sicherstellen möchte, dass die Buchungen und sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Für die Einhaltung der GoB ist auch bei der DV-Buchführung der Buchführungspflichtige verantwortlich (vgl. auch Abschnitt 10).

2.3 Geltung für alle maschinell erstellten Buchführungen

Als DV-gestütztes Buchführungssystem ist schon dann eine Buchführung zu bezeichnen, wenn sie zumindest in Teilbereichen auch kurzfristig unter Nutzung von Hardware und Software auf DV-Datenträgern geführt wird. Damit umfasst der Anwendungsbereich der GoBS alle Buchführungen, die nicht ausschließlich personell und manuell erstellt werden (z.B. amerikanische Journalbuchführung).

Die Grundsätze gelten insbesondere auch für den Einsatz von ERP-Software-Systemen (z.B. SAP), die basierend auf einem oder mehreren Betriebssystemen eine Steuerung umfassender Unternehmensaktivitäten ermöglicht, diese miteinander verknüpft und in der Lage ist, die Funktionen verschiedener Geschäftsprozesse im Unternehmen (z.B. Personaleinsatz und -vergütung, Einkauf, Fertigung, Vertrieb, Logistik, Fakturierung und Finanzen) zu integrieren und zu optimieren.

Es ist sicherzustellen, dass während der Dauer der DV-Speicherung die Bücher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar und lesbar gemacht werden können. Zu den DV-Datenträgern gehören neben den magnetischen Datenträgern insbesondere auch elektrooptische Datenträger. Da die Erstellung der Mikrofilme mit Hilfe des COM-Verfahrens (Computer-Output-Microfilm) die integrierte Fortsetzung des EDV-Verfahrens ist, unterliegt dieses Verfahren ebenfalls den GoBS. In einem DV-gestützten Buchführungssystem sind auch solche Prozesse zu berücksichtigen, in denen außerhalb des eigentlichen Buchhaltungsbereiches buchführungsrelevante Daten erfaßt, erzeugt, verarbeitet und/oder übermittelt werden.

2.4 Grundlagen der GoB für die GoBS

Bei einer DV-Buchführung sind, wie bei jeder anderen Buchführung, die GoB, insbesondere die Ordnungsvorschriften der §§ 238, 239 und 257 HGB und die §§ 145 und 146 AO zu beachten. Danach gilt vor allem Folgendes:

1. Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion, vgl. Abschnitt 3.3 und 3.4).

2. Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und ein Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Kontenfunktion, vgl. Abschnitt 3.5).

3. Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können.

4. Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können.

5. Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden.

6. Es muss gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm (Version) voll entspricht (Programmidentität).

3.1 Vorwort – Bemerkungen

3.2 Grundsatz der Nachweisbarkeit gebuchter Geschäftsvorfälle

Dem Prinzip, dass ein sachlicher und zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss, hat auch die DV-Buchführung zu entsprechen. Die Nachvollziehbarkeit des einzelnen buchführungspflichtigen Geschäftsvorfalls wird durch die Beachtung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion gewährleistet.

Der Zusammenhang zwischen dem zu Grunde liegenden Geschäftsvorfall und dessen Buchung bzw. dessen DV-Verarbeitung muss durch eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation dargestellt werden (vgl. Abschnitt 7 „Dokumentation und Prüfbarkeit“). Der Buchführungspflichtige muss im Einzelfall durch Hinzuziehung der Verfahrensdokumentation die Erfüllung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion sicherstellen, um damit einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen ausreichend sicheren, eindeutigen und verständlichen Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung zu ermöglichen.

3.3 Belegfunktion

3.4 Journalfunktion

3.5 Kontenfunktion

Zur Erfüllung der Kontenfunktion müssen die Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten geordnet dargestellt werden können. Die Ordnungsmäßigkeit bei Buchung verdichteter Zahlen auf Sach- und Personenkonten erfordert die Möglichkeit des Nachweises der in den verdichteten Zahlen enthaltenen Einzelposten. Die Darstellung der Konten kann per Bildschirmanzeige, auf Papier sowie auf einem Bild- oder anderem Datenträger erfolgen. Soweit eine Darstellung per Bildschirmanzeige oder anderem Datenträger erfolgt, ist bei berechtigter Anforderung eine ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergabe bereitzustellen (siehe auch Abschnitt 9 „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“).

4.1 Vorwort – Bemerkungen

Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden. Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden (vgl. Abschnitt 4.3). Es besteht deshalb weder ein Bedarf noch die Notwendigkeit für weitere nachträgliche Veränderungen einer einmal erfolgten Buchung. Sollte eine Buchung ausnahmsweise verändert werden, ist § 146 Abs. 4 AO zu beachten.

4.2 Ordnungsgemäße Buchung

Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen sind dann ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind:

1. Das Ordnungsprinzip bei DV-gestützten Buchführungssystemen setzt die Erfüllung der Belegfunktion sowie der Kontenfunktion voraus. Die Speicherung der Geschäftsvorfälle nach einem bestimmten Ordnungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forderung nach einem Ordnungsprinzip ist erfüllt, wenn auf die gespeicherten Geschäftsvorfälle und/oder Teile von diesen gezielt zugegriffen werden kann.

2. Die Verarbeitungsfähigkeit der Buchungen muss, angefangen von der maschinellen Erfassung über die weiteren Bearbeitungsstufen (retrograde und progressive Prüfbarkeit, vgl. Abschnitt 3.1.1), sichergestellt sein. Sie setzt voraus, dass – neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst – auch die für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind.

3. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d.h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. Der Nachweis der Kontrollen kann in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfahrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs- / Übertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) geschehen (vgl. auch Ausführungen in Abschnitt 5 „Internes Kontrollsystem“).

4. Die formale Richtigkeit der Buchungen muss durch Erfassungskontrollen sichergestellt werden, um zu gewährleisten, dass alle für die – unmittelbar oder zeitlich versetzt – nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und plausibel sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein.

5. Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung bezieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfassung der Geschäftsvorfälle.

4.3 Änderung von Buchungen

Aus den vorangehend dargestellten Anforderungen für den Zeitpunkt der Buchung ergibt sich, dass der Vollzug der Buchung vom gewählten Verfahren abhängig ist. Der Zeitpunkt der Buchung muss in der Verfahrensdokumentation – vgl. Abschnitt 7.4 – (z.B. im Anwenderhandbuch) definiert sein. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z.B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren.

5.1 Vorwort – Bemerkungen

Da die GoBS die Anforderungen an die Kontrollen, Regelungen und Maßnahmen beinhalten, die der Buchführungspflichtige vorsehen und umsetzen muss, um den GoB bei Einsatz der DV zu genügen, ist es erforderlich, den Begriff des Internen Kontrollsystems (IKS) in die GoBS einzuführen. Das IKS stellt unter anderem darauf ab, dass die Ausgestaltung organisatorischer Kontrollmechanismen, wie z.B. Funktionstrennungen und Abstimmkontrollen, die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung bestimmt.

Das IKS ist nur eines von vielen Kriterien zur Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung. Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DV-gestützten Buchführung.

Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Abschnitt 7). Die Wirksamkeit eingerichteter Kontrollen und Sicherungen sollte als Systemprüfungshandlung in die Prüfung einbezogen werden. Dadurch können Prüfungsfelder eingegrenzt oder ganz abgehandelt werden (kombinierte System- und Einzelfallprüfung).

5.2 Aufgaben des IKS

Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben:

1. Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens und vorhandener Informationen vor Verlusten aller Art;

2. Bereitstellung vollständiger, genauer und aussagefähiger sowie zeitnaher Aufzeichnungen;

3. Förderung der betrieblichen Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen und

4. Unterstützung der Befolgung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik.

5.3 Ziel des IKS

Ziel des IKS im Zusammenhang mit einer DV-Buchführung ist es, den Buchführungspflichtigen dahingehend zu unterstützen, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen sowie sich einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen. Für die Erfüllung der GoBS ist daher die Bereitstellung vollständiger, genauer, aussagefähiger und zeitgerechter Aufzeichnungen eine wesentliche Voraussetzung.

5.4 Erfordernis eines Kontrollsystems

Zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit einer DV-Buchführung muss daher das IKS im Hinblick auf die beiden in Abschnitt 5.3 genannten Aufgaben (Bereitstellen der Aufzeichnungen; Vermögensschutz) beurteilt werden. Dabei reichen wegen komplexer Abläufe und Strukturen beim Buchführungspflichtigen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus. Vielmehr bedarf es einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise, um ein effizientes Kontrollsystem im Unternehmen zu installieren.

5.5 Voraussetzungen für ein funktionsfähiges IKS

Bei der Gestaltung und Beurteilung eines IKS sind bei DV-Einsatz im Hinblick auf diese beiden Aufgabenstellungen folgende Punkte zu beachten:

5.6 Beschreibung des IKS

Das IKS ist zu beschreiben; insbesondere ist hierbei den „Mensch-Maschine-Schnittstellen“ besondere Bedeutung beizumessen. Die Beschreibung des IKS – soweit für das Verständnis des DV-Buchführungssystems relevant – ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Abschnitt 7).

6.1 Vorwort – Bemerkungen

Zu sichern und zu schützen sind neben den Programmdaten auch die Änderungen der Tabellen- und Stammdaten.

Ziel der Datensicherungsmaßnahmen ist es, die Risiken für die gesicherten Programme / Datenbestände hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden. Systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programme / Datenbestände sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschließen. Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu vermeiden.

Der Schutz sensibler Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich aber nicht auf die Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung.

6.2 Notwendigkeit eines Datensicherheitskonzeptes

Die starke Abhängigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationen macht ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept für das Erfüllen der GoBS unabdingbar. Dabei muss dem Unternehmen bewusst und klar sein, dass Datensicherheit nur dann hergestellt und auf Dauer gewährleistet werden kann, wenn bekannt ist, was, wogegen, wie lange und wie zu sichern ist und geschützt werden soll (Erfordernis von Vorsorgemaßnahmen).

6.3 Umfang der zu sichernden Daten

Zu sichern und zu schützen sind nicht nur die für die Buchführung relevanten abgespeicherten Informationen sondern auch die Informationen, an deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat. Unter „Informationen“ sind in diesem Zusammenhang die Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme), die Tabellen- und Stammdaten, die Bewegungsdaten (z.B. die Daten eines Geschäftsvorfalles) sowie die sonstigen Aufzeichnungen zu verstehen.

Auch Aufzeichnungen von Informationen, die sich aus anderen Rechtsgrundlagen ergeben, fallen hierunter (Hinweis auf Buchführungspflicht nach § 140 AO, Abschnitt 5).

Belege und sonstige Aufzeichnungen, die vom Buchführungspflichtigen in konventioneller Form (Papier) aufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schützen.

6.4 Sicherung und Schutz

Diese Informationen sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Veränderung zu schützen. Über die Anforderungen der GoBS hinaus sind die sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen.

6.5 Dauer der Sicherung

Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen (vgl. Abschnitt 8 „Aufbewahrungsfristen“). Vom Unternehmen ist zu entscheiden, ob und für welche Informationen aus unternehmensinternen Gründen eine längere Aufbewahrungsdauer gelten soll. Da zur Erfüllung der Anforderung, die buchhalterisch relevanten Informationen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit lesbar machen zu können, nicht nur die Verfügbarkeit der Daten und der Software, sondern auch der Hardware gewährleistet sein muss, muss das Datensicherungskonzept im weiteren Sinne auch die Sicherung der EDV-technischen Installationen (Hardware, Leitungen etc.) umfassen.

6.6 Art der Datensicherung

Wie im einzelnen Unternehmen die erforderliche Datensicherheit hergestellt und auf Dauer gewährleistet werden kann, ist von den im Einzelfall gegebenen technischen Bedingungen sowie den sich aus diesen ergebenden Möglichkeiten abhängig.

6.7 Unternehmensabhängige Art der Datensicherung

Da das „Wie“ der Datensicherheit von dem jeweils gegebenen Stand der EDV-Technik abhängt, ergibt sich aus der technischen Entwicklung für das Unternehmen die Notwendigkeit, ihr Datensicherheitskonzept den jeweils aktuellen Anforderungen und Möglichkeiten anzupassen.

6.8 Dokumentation des Datensicherungskonzeptes

Das Datensicherungskonzept des Unternehmens ist zu dokumentieren. Dies gilt insbesondere für das Verfahren bzw. die Prozeduren der Datensicherung (vgl. Abschnitt 7 „Dokumentation und Prüfbarkeit“).

7.1 Vorwort – Bemerkungen

7.2 Überprüfbarkeit

Die DV-Buchführung muss – wie jede Buchführung – von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Dies bezieht sich auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (Einzelprüfung) als auch auf die Prüfbarkeit des Abrechnungsverfahrens (Verfahrens- oder Systemprüfung). Weiterhin muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist.

7.3 Erfordernis einer Verfahrensdokumentation

Aus der zu Grunde zu legenden Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein. Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation die Umsetzung der in den Abschnitten 2 bis 6 enthaltenen Anforderungen an ein ordnungsmäßiges Verfahren ergeben.

Wie die erforderliche Verfahrensdokumentation formal gestaltet und technisch geführt wird, kann der Buchführungspflichtige individuell entscheiden. Die jeweilige Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten aber verständlich sein.

Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Komplexität der DV-Buchführung (z.B. Anzahl und Größe der Programme, Struktur ihrer Verbindungen untereinander, Nutzung von Tabellen). Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind unabhängig von der Größe / Kapazität der genutzten DV- Anlage (Hardware) zu stellen, d.h. sowohl bei Großrechnersystemen als auch bei PC-Systemen ist für eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu sorgen.

Auch bei fremd erworbener Software, bei der die Dokumentation vom Software-Ersteller angefertigt wird, ist der Buchführungspflichtige für die Vollständigkeit und den Informationsgehalt der Verfahrensdokumentation verantwortlich. Er ist deshalb auch dafür verantwortlich, dass im Bedarfsfalle die Teile der Verfahrensdokumentation eingesehen werden können, die ihm nicht ausgehändigt worden sind (zur weitergehenden Verantwortlichkeit des Buchführungspflichten vgl. Abschnitt 10).

7.4 Inhalt

Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere beinhalten:

1. eine Beschreibung der sachlogischen Lösung (vgl. Abschnitt 7.4.1),

2. die Beschreibung der programmtechnischen Lösung (vgl. Abschnitt 7.4.2),

3. eine Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird (vgl. Abschnitt 7.4.3),

4. Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird (vgl. Abschnitt Tz. 7.4.4),

5. Arbeitsanweisungen für den Anwender (vgl. Abschnitt 7.4.5).

Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muss den Umfang und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems (vgl. Abschnitt 5) erkennbar machen.

8.1 Vorwort – Bemerkungen

Die hier genannten Aufbewahrungsfristen können sich gemäß § 147 Abs. 3 letzter Satz AO verlängern (Hinweis auf die steuerlichen Festsetzungsfristen).

8.2 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungsfrist

Daten mit Belegfunktion sind grundsätzlich sechs Jahre, Daten und sonst erforderliche Aufzeichnungen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

Die Verfahrensdokumentation zur DV-Buchführung gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne des § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO und ist grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Teile der Verfahrensdokumentation, denen ausschließlich Belegfunktion zukommt (z.B. die Dokumentation zur DV-Verkaufsabrechnung, aus der sich die Buchungen zu den Forderungen ergeben), sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren.

Die Verfahrensdokumentation kann auch auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfristen (s. auch Aufbewahrungspflichten) für die Verfahrensdokumentation beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem buchhaltungsrelevante Daten in Anwendung des jeweiligen Verfahrens erfasst wurden, entstanden sind oder bearbeitet wurden.

9.1 Vorwort – Bemerkungen