Telefonbenutzung

1. Privatgespräche vom Betriebstelefon

Die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung eines betriebseigenen Telefons (z.B. Festnetzanschluss, Autotelefon, Handy) sind ohne betragsmäßige Beschränkung steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR).

2. Kostenersatz für privates Telefon

Die Aufwendungen für Telekommunikation inkl. Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse können entspr. dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Ggf. können pauschal bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, höchstens 20 EUR monatlich steuerfrei ersetzt werden. Auch ein Durchschnittswert kann über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zu Grunde gelegt werden (R 3.45 LStR). Für den Abzug von Werbungskosten gelten die gleichen Grundsätze (R 9.1 Abs. 5 LStR).

3. Betrieblicher Bereich

Die Kosten der betrieblichen Telefone stellen bei einem Unternehmer oder Freiberufler Betriebsausgaben dar. Werden die Telefone auch privat genutzt, ist in entsprechender Höhe eine Privatentnahme zu erfassen, die zusätzlich der Umsatzsteuer unterliegt (§ 3 Abs. 9a Satz 1 Nr. 1 UStG). Der Privatanteil ist ggf. im Schätzungswege zu ermitteln. Die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 45 EStG gilt nicht für Unternehmer, da in dieser Vorschrift nur speziell der Arbeitnehmer genannt wird. Beim privaten Telefonanschluss stellen Kosten für betriebliche Gespräche Betriebsausgaben dar.

4. Auswärtstätigkeit

Ist ein Soldat aus beruflichen Gründen – hier: Einsatz auf einer Fregatte – mehr als eine Woche abwesend, ohne zwischendurch nach Hause zu fahren, sind die Kosten für ein wöchentliches Telefonat deshalb – ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung – nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG als Werbungskosten abziehbar, denn die Abwesenheit und ihre eine Woche übersteigende Dauer sind nicht privat, sondern beruflich veranlasst.

Kosten für Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche Dauer anfallen, können nach dem BFH-Urteil vom 05.07.2012 – VI R 50/10 – als Werbungskosten abzugsfähig sein.