§ 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG

Entstehen dem Arbeitnehmer bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit, bei einer doppelter Haushaltsführung oder Fahrtätigkeit Aufwendungen für Übernachtungen (Unterkunftskosten), so kann der Arbeitgeber diese im Rahmen des § 3 Nr. 13 EStG, R 3.13 LStR (bei Zahlung durch öffentliche Kassen) bzw. nach § 3 Nr. 16 EStG, R 3.16 LStR (bei Zahlung durch private Arbeitgeber) steuerfrei belassen. Möglich ist die Erstattung nach tatsächlichen Aufwendungen oder nach Pauschbeträgen. Siehe auch Reisekosten und Auswärtstätigkeit.

Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die vom BMF laufend angepassten Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR). Zu den Auslandspauschbeträgen für 2015 vgl. BMF, 19.12.2014 – IV C 5 – S 2353/08/10006:005, BStBl. I 2015, 34. Ab 2016 vgl. BMF-Schreiben vom 09.12.2015 – IV C 5 – S 2353/08/10006:006.

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR). Der BFH hat mit Urteil vom 28.03.2012 – VI R 48/11 – entschieden, dass bei einem Fernfahrer, der in der Schlafkabine seines LKW übernachtet, die tatsächlich angefallenen Aufwendungen abzugsfähig sind. Liegen Einzelnachweise nicht vor, so ist ihre Höhe zu schätzen. Im Streitfall hatte der Kläger arbeitstäglich Übernachtungskosten in Höhe von 5 EUR angesetzt. Dieser Betrag war nach Auffassung des BFH nicht zu beanstanden. Das BMF hat zur Berücksichtigung von Aufwendungen bei Kraftfahrern, die in der Schlafkabine ihres LKW übernachten, mit Schreiben vom 04.12.2012 – IV C 5 – S 2353/12/10009 – Stellung genommen. Danach ist es aus Gründen der Vereinfachung ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft macht. Dabei ist zu beachten, dass bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen sind, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge. Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann der tägliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für den repräsentativen Zeitraum ergibt, für den Ansatz von Werbungskosten oder auch für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber (nach Maßgabe der §§ 3 Nummer 13 und 16 EStG) so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuererklärung bei Auswärtstätigkeiten nur die nachgewiesenen Übernachtungskosten geltend machen (R 9.7 Abs. 1 LStR).

Beispiel:

Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist zur Ermittlung der Übernachtungskosten der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Somit ergibt sich bei Inlandssachverhalten ein Kürzungsbetrag von 4,80 EUR (20 % von 24 EUR). Vgl. hierzu auch das Stichwort Übernachtungskosten – Frühstück sowie R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR.

Es kann grds. davon ausgegangen werden, dass bei Übernachtungen im Ausland in der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück in der Regel nicht enthalten ist. Von einer Kürzung der Übernachtungskosten um einen (fiktiven) Frühstücksanteil kann daher bei Auslandsübernachtungen abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Hinweis: Diese Vereinfachungsregelung gilt nicht bei Übernachtungen im Inland.

Tagungspauschale:
Lässt sich der Preis für Unterkunft und Verpflegung z.B. bei einer Tagungspauschale nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %; für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind zu mindern, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat (Arbeitgeberveranlassung). Diese Mahlzeiten sind (bis zu einem üblichen Wert von 60 EUR für die einzelne Mahlzeit) nur dann mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn anzusetzen (R 9.6 LStR), wenn kein Anspruch auf die Verpflegungspauschbeträge besteht (z.B. Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden).

Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären; dementsprechend sind auch die Mehraufwendungen auszuscheiden, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen benutzt, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR). Die Kosten für ein Doppelzimmer können aber in voller Höhe steuerfrei erstattet werden, wenn es im gleichen Haus keine Einzelzimmer gibt oder wenn das Doppelzimmer zum Preis eines Einzelzimmers überlassen wird.

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können ab 2014 nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten höchstens noch bis zur Höhe von 1.000 EUR pro im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Bei Übernachtungen im Ausland im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gelten die bisherigen Grundsätze zur beruflichen Veranlassung und Notwendigkeit der entstandenen Aufwendungen ab 2014 unverändert weiter. Die Höchstgrenze von 1.000 EUR gilt hier nicht.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die 48-Monatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-post-Betrachtung).

Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt auch, wenn dieser vor dem 1.1.2014 liegt. Aus Vereinfachungsgründen ist es allerdings nicht zu beanstanden, wenn die abziehbaren Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet, auf 1.000 EUR begrenzt werden.

Gibt der Arbeitnehmer seine bisherige Wohnung auf und unterhält er seine einzige Wohnung am neuen Beschäftigungsort, handelt es sich nach Auffassung der FinVerw. bei den Unterbringungskosten insoweit um nicht abzugsfähige Aufwendungen für die private Lebensführung (§ 12 Nr. 1 Satz 1 EStG; R 9.7 Abs. 1 LStR).

Zum neuen Reisekostenrecht ab 2014 vgl. auch BMF, 24.10.2014 – IV C 5 – S 2353/14/10002.