Vorsteuerabzug – Reisekosten

1. Allgemeines

Zum 01.04.1999 war in Deutschland ein gesetzliches Abzugsverbot für Vorsteuern aus Reisekosten und anderen Aufwendungen eingeführt worden (§ 15 Abs. 1a UStG a.F.). Dies betraf Verpflegungskosten, Übernachtungskosten, Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals (= nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge), Umzugskosten für einen Wohnungswechsel und nicht abzugsfähige Aufwendungen nach dem EStG.

Der BFH hatte dann entschieden (BFH, 23.11.2000 – V R 49/00, BStBl II 2001, 266), dass der Vorsteuerausschluss für Übernachtungskosten des Personals gem.§ 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG gegen EU-Recht verstoße und diese Regelung in Bezug auf die Übernachtungskosten somit nicht anwendbar sei. Mit BMF-Schreiben vom 28.03.2001 – IV B 7 – S 7303a – 20/01 – (BStBl I 2001, 251) hat das Bundesfinanzministerium die Behandlung des Vorsteuerabzugs aus Reisekosten im Vorgriff auf eine gesetzliche Regelung neu gefasst. Es zog damit die Konsequenzen aus dem o.a. BFH-Urteil.

Durch das Steueränderungsgesetz 2003 wurde die entsprechende Vorschrift wieder aufgehoben, sodass der Vorsteuerabzug bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG aus

1. Verpflegungskosten des Unternehmers

2. Übernachtungskosten des Unternehmers

3. Verpflegungskosten des Personals

4. Übernachtungskosten des Personals

5. Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals

grundsätzlich entsprechend der Weisungen im o.a. BMF-Schreiben wieder möglich ist.

2. Übernachtungskosten

Aus Rechnungen für Übernachtungen des Unternehmers hinsichtlich einer Geschäftsreise oder einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers kann ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden. Allerdings ist Voraussetzung für eine Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs, dass die Rechnung auf den Namen des Unternehmers ausgestellt ist. Grundsätzlich gilt dies auch für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 100 EUR. Bei Kleinbetragsrechnungen i.S.d. § 33 UStDV, bei denen überhaupt kein Leistungs- bzw. Rechnungsempfänger angegeben ist, kann der Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden, obwohl der Unternehmer in der Rechnung nicht bezeichnet ist.

3. Verpflegungskosten

Aus Verpflegungskosten des Unternehmers anlässlich einer Geschäftsreise kann dieser den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis auf den Namen des Unternehmers ausgestellt bzw. die Kosten durch Kleinbetragsrechnungen i.S.d. § 33 UStDV belegt sind.
Eine Begrenzung des Vorsteuerabzugs auf 16 % der ertragsteuerlich als Betriebsausgaben abziehbaren Mehraufwendungen – wie sie noch im BMF-Schreiben (BMF, 06.11.2000 – IV B 7 – S 7303 a – 8/00, BStBl I 2000, 1505) vorgesehen war – enthält das BMF-Schreiben vom 28.03.2001 nicht mehr. Es ist somit die gesamte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.

Erstattet der Arbeitgeber Verpflegungsaufwendungen, die dem Arbeitnehmer entstanden sind, so kann hieraus kein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden. Nur, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungsleistungen erhält, die der Arbeitgeber empfängt und in voller Höhe trägt (vgl. Abschnitt 15.2 Abs.16 UStAE ), kann der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug hieraus in Anspruch nehmen. Auch hier ist wieder Voraussetzung, dass die Rechnung auf den Namen des Unternehmers ausgestellt ist oder eine Kleinbetragsrechnung vorliegt.

4. Fahrtkosten Arbeitnehmerfahrzeuge

Es ist ein Vorsteuerabzug aus Fahrtkosten für Fahrzeuge des Arbeitnehmers möglich, wenn der Unternehmer Leistungsempfänger ist. Darüber hinaus muss gegenüber dem Unternehmer mit einer Rechnung im Sinne des § 14 UStG abgerechnet werden und die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug müssen erfüllt sein.

Werden dem Arbeitnehmer Fahrtkosten im Rahmen von Pauschbeträgen erstattet, ist ein Vorsteuerabzug hieraus nicht zulässig.

5. Sonstige Fälle

Für die übrigen, in § 15 Abs. 1a UStG aufgeführten Tatbestände, bleibt der Vorsteuerabzug weiterhin ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für Vorsteuerbeträge aus nicht abziehbaren Aufwendungen i.S. des EStG. Der Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen bleibt ebenfalls ausgeschlossen.