Der Außenprüfer muss sich vor Prüfungsbeginn zur Vorbereitung einer EDV-gestützten Betriebsprüfung eine Übersicht über die eingesetzte Hard- und Software des Steuerpflichtigen verschaffen. Mit der Anordnung der Prüfung werden daher zum Teil gezielte Fragen zum EDV-System erfolgen. Die Finanzverwaltung verwendet hierzu z.T. einheitliche Fragenkataloge, die den Datenzugriff vorbereiten sollen.

Dieser Fragebogen zum EDV-System ist weder als Prüfungsanordnung noch als eigenständiger Verwaltungsakt zu verstehen. Er dient dem Prüfer lediglich dazu, sich einen Überblick über die Hard- und Software der beim Steuerpflichtigen geführten digitalen Unterlagen zu verschaffen. Die im Fragenkatalog aufgeführten Fragestellungen gehen zwar sehr weit und werden manchen Steuerpflichtigen überfordern. Dennoch ist der Fragebogen zulässig, denn der eigentliche Datenzugriff im Rahmen der Außenprüfung ist durch das Recht des Staats auf Informationsteilhabe zur Gewähr eines gleichmäßigen Belastungserfolgs gerechtfertigt, soweit er im Einzelfall dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entspricht.

Auch hinsichtlich ihres Umfanges sind die Fragen nicht zu beanstanden, da sie selbst noch keinen unmittelbaren Datenzugriff ermöglichen und es dem Steuerpflichtigen frei steht, wie präzise er diese Fragen beantwortet bzw. beantworten kann. Durch den Fragebogen will der Prüfer:

• im Vorfeld die Einsatzbereiche der digitalen Buchführung erkennen

• die Anforderungen der Software im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) überprüfen; hierzu gehören:

  • eine Analyse von betriebsspezifischen Anpassungsprogrammierungen

  • die Beschaffung von Informationen zur Archivierung der Buchhaltungsdaten

  • eine Untersuchung der Organisationsregelungen zur EDV

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Beantwortung des Fragebogens im Vorfeld viele Fragen klären soll, die sonst erst im Rahmen der Betriebsprüfung selbst auftreten. Dies ermöglicht eine Verkürzung der Prüfung beim Steuerpflichtigen, da der Prüfer bereits bei Beginn die DV-gestützte Buchhaltung besser beurteilen kann.

Der Zeitraum, in dem der Steuerpflichtige den Fragebogen beantworten soll, orientiert sich im Regelfall an der Bearbeitungszeit des gängigsten Systemanbieters zur Bearbeitung von steuerlichen Angelegenheiten. Dieser kann den Fragebogen innerhalb von 2 bis 3 Tagen beantworten. Muss der Steuerpflichtige den Fragenkatalog an seine EDV-Abteilung, seinen Outsourcing-Partner oder an den entsprechenden Systemanbieter weiterleiten, ist die gesetzte Frist in der Regel aber zu kurz bemessen.