Die wichtigsten Grundbegriffe des Rechnungswesens sind in dem folgenden Schaubild dargestellt:

Die in dem Schaubild insgesamt 18 in den Sechsecken angeführten Nummern dienen im Folgenden zur Verdeutlichung der Begriffe anhand von Fallkonstellationen:

1. Eine Auszahlung, die nicht gleichzeitig eine Ausgabe darstellt: Barzahlung einer Rechnung eines Lieferanten (Abnahme des Kassenbestandes bei unverändertem Geldvermögen (der Kassenauszahlung steht auch eine Abnahme der Verbindlichkeiten gegenüber)).

2. Eine Auszahlung, die auch gleichzeitig eine Ausgabe darstellt: Barzahlung von weiterzuverkaufender Handelsware.

3. Eine Ausgabe, die keine Auszahlung darstellt: Kauf von Rohstoffen auf Ziel (unbar).

4. Eine Ausgabe, die keinen Aufwand darstellt: Barkauf oder Kauf auf Ziel von weiterzuverkaufenden Handelswaren, die jedoch zunächst noch eingelagert werden.

5. Eine Ausgabe, die gleichzeitig auch Aufwand darstellt: Kauf von Rohstoffen, die in der gleichen Periode auch im Produktionsprozess eingesetzt werden.

6. Aufwand, der keine Ausgabe darstellt: Verbrauch von in der Vorperiode eingelagerten Rohstoffen.

7. Aufwand, der keine Kosten darstellt: hier kann es sich um (a) betriebsfremden Aufwand (z. B. Spenden), (b) periodenfremden Aufwand oder (c) betrieblichen außerordentlichen Aufwand (z.B. Brandschäden) handeln.

8. Aufwand, der zugleich Kosten darstellt: der Normalfall (auch Zweckaufwand oder Grundkosten) – z. B. die Löhne der Arbeiter in der Fabrik.

9. Kosten, denen kein entsprechender Aufwand gegenübersteht: hierbei handelt es sich um „kalkulatorische Kosten“, die lediglich zu kostenrechnerischen Zwecken berücksichtigt werden (z.B. kalkulatorische Zinsen oder Abschreibungen).

Für die Ziffern 10 – 18 betreffend die Einzahlungen / Einnahmen / Erträge / Betriebserträge können die Beispiele analog gebildet werden.